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# 邮件接收时概览

> 当被监控的邮箱收到新邮件时触发工作流

<Tip>请注意：所有触发器设置都可以在 AI 对话中完成。告诉 AI 你希望工作流做什么，剩下的交给 AI。</Tip>

监听邮箱中的新未读邮件时触发。

## 用 AI 创建

打开表格右侧边栏的 AI 对话，描述你的需求。

AI 会为你处理一切：选择合适的触发器，映射相关字段，自动设置所有操作。

只需描述一次目标，工作流即刻就绪，无需手动配置。

**示例：** *"收到客服邮件时创建工单并分类"*

## 配置

| 设置   | 必填 | 说明                             |
| ---- | -- | ------------------------------ |
| 连接类型 | 是  | 选择 IMAP、Gmail 或 Outlook        |
| 轮询间隔 | 是  | 系统检查新邮件的频率，范围 1–60 分钟，默认 10 分钟 |

## 连接类型详解

| 连接方式        | 所需信息                            | 适用场景                          |
| ----------- | ------------------------------- | ----------------------------- |
| **IMAP**    | 服务器地址、端口、用户名、密码、邮箱文件夹（默认 INBOX） | 企业邮箱、自建邮件服务器、任何支持 IMAP 的邮箱    |
| **Gmail**   | Google OAuth 授权、标签选择            | Google Workspace 或个人 Gmail 账户 |
| **Outlook** | Microsoft OAuth 授权、文件夹选择        | Microsoft 365 或 Outlook 个人账户  |

### IMAP 设置步骤

1. 在触发器配置中选择 **IMAP** 连接类型。
2. 填写邮件服务器信息：
   * **服务器地址**：如 `imap.gmail.com`、`imap.qq.com`、`imap.163.com`
   * **端口**：通常为 `993`（SSL）
   * **用户名**：你的完整邮箱地址
   * **密码**：应用专用密码（请注意：不是邮箱登录密码）
3. 选择要监控的邮箱文件夹（默认为 INBOX）。
4. 设置轮询间隔。
5. 点击**测试连接**确认配置正确。

### Gmail / Outlook 设置步骤

1. 选择对应的连接类型。
2. 点击**授权**按钮，在弹出窗口中登录并授权 Teable 访问你的邮箱。
3. 授权完成后，选择要监控的标签（Gmail）或文件夹（Outlook）。
4. 设置轮询间隔。

## 触发后可用的数据

每封新邮件触发时，后续步骤可以访问以下数据：

| 数据  | 说明                   |
| --- | -------------------- |
| 发件人 | 发件人的邮箱地址和显示名称        |
| 收件人 | 收件人列表                |
| 主题  | 邮件主题行                |
| 正文  | 邮件正文内容（纯文本和 HTML 格式） |
| 日期  | 邮件发送时间               |
| 附件  | 附件文件信息（如有）           |

你可以在后续步骤中通过 **+** 按钮引用这些数据，例如将发件人地址写入记录的"联系邮箱"字段，或将邮件主题用于自动分类。

## 如何设置

1. 新建工作流，选择**邮件接收时**作为触发器。
2. 选择连接类型并完成邮箱配置。
3. 设置轮询间隔（建议根据业务需要选择，频率越高消耗越大）。
4. 添加后续操作步骤。
5. 点击**测试**，系统会读取最近一封未读邮件来模拟触发。
6. 开启工作流。

## 适用场景

* **客户支持自动建单**：监控支持邮箱（如 [support@company.com](mailto:support@company.com)），每收到一封新邮件自动在工单表中创建一条记录，包含发件人、主题和正文，方便客服团队统一管理。
* **发票数据提取**：收到供应商发来的发票邮件后，使用 AI 生成操作从邮件正文或附件中提取金额、日期、供应商名称等关键信息，自动写入财务表。
* **邮件自动分类与转发**：根据邮件主题或发件人域名，自动判断邮件类别（销售咨询、技术支持、合作洽谈），并通过 HTTP 请求或邮件操作转发给对应团队。
* **简历收集管理**：监控招聘邮箱，收到求职邮件后自动提取候选人信息并创建招聘管理表中的记录。

## 故障排除

| 问题         | 解决方法                                                          |
| ---------- | ------------------------------------------------------------- |
| IMAP 连接失败  | 检查服务器地址和端口是否正确；确认邮箱已开启 IMAP 服务；部分邮箱（如 QQ、163）需使用授权码而非登录密码     |
| Gmail 授权失败 | 确认 Google 账户允许第三方应用访问；如果使用 Google Workspace，管理员可能需要先在管理控制台中批准 |
| 邮件没有被触发    | 确认邮件是"未读"状态；检查轮询间隔设置；确认监控的文件夹或标签正确                            |
| 触发延迟       | 触发时间取决于轮询间隔。如果设置为 10 分钟，最长可能延迟 10 分钟。需要更快响应的场景建议缩短间隔          |
| 附件无法读取     | 确认附件大小在系统支持范围内；部分加密或特殊格式的附件可能无法正常解析                           |

## 注意事项

* 轮询机制意味着触发不是实时的，存在一定延迟。轮询间隔越短，响应越快，但系统消耗也越大。
* 只有**未读**邮件会被处理。邮件被触发处理后会被标记为已读，不会重复触发。
* 如果在轮询间隔内收到多封邮件，每封邮件会单独触发一次工作流。
* 建议为自动化专门使用一个邮箱账户，避免手动操作干扰自动触发。

## 相关文档

* [创建记录](/zh/basic/automation/actions/records/create-record)
* [AI 生成](/zh/basic/automation/actions/ai/ai-generate)
* [发送邮件](/zh/basic/automation/actions/communication/send-email-overview)
* [配置 SMTP 和发件人](/zh/basic/automation/actions/communication/smtp-sender)