在遇到一些固定的、多节点的流程时，比如销售线索的流转、内容稿件的审批发布、项目任务的催办提醒等。这些流程往往需要我们花时间去手动复制、粘贴、切换应用和发送通知。 「按钮」字段正是为解决这一痛点而生。它就像一个安装在每行数据上的“智能遥控器”，让你能一键触发预设好的复杂工作流。
本文将带你搞懂两个问题：
  1. 按钮字段有什么用？—— 解锁它的无限可能。
  2. 按钮字段要怎么用？—— 手把手配置你的第一个自动化按钮。

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一、有什么用法？

按钮字段的核心价值在于连接与执行。它可以连接表格内部的数据，也能连接外部的系统和服务，并将一系列操作封装成一次点击。

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场景1：线索一键转商机

在CRM系统中，当销售人员判断一条线索已足够成熟，需要将其转化为商机进行重点跟进时，只需点击「转为商机」按钮。 自动化流程会立即在“商机表”中创建一条新记录，并回填所有关键信息，同时将原线索的状态标记为“已转化”。

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场景2：稿件一键安排发布

稿件审核通过后，编辑点击「安排发布」按钮。 系统会自动在“社交媒体排期表”中创建一条待发布记录，并自动发送一封邮件通知负责社交媒体运营的同事：“新稿件《XXX》已进入排期，请及时处理。”

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场景3：任务一键催办

项目任务临近截止日期但仍未完成，项目经理点击「催办」按钮。 系统会立即通过企业微信/钉钉/飞书/邮件发送一条消息：“【任务催办】您负责的「XXX」任务即将到期，请加快进度！” 这将表格与团队的沟通工具无缝集成。

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二、要怎么用？

下面，我们以最经典的“线索一键转商机”为例，详细拆解配置步骤。 你需要两张表格： 「销售线索表」和「商机跟进表」

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步骤一：创建按钮字段

在「销售线索表」中，添加一个新字段：
  1. 字段类型：选择「按钮」。
  2. 按钮文字：输入“转为商机”，并选择一个醒目的颜色，如蓝色。

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步骤二：设计自动化流程

这是将按钮与具体操作关联起来的核心环节。
  1. 点击“+ 自定义自动化”中心，创建一个新流程。
  2. 动作 (Action)：配置点击按钮后要执行的操作。
    • 动作1：在“商机跟进表”中新增记录
      • 选择动作类型：「新增记录」。
      • 目标数据表：选择「商机跟进表」。
      • 字段映射：这是最关键的一步，将线索信息传递给新商机。
        • 商机名称 字段的值 = 来自触发记录的 公司名称 字段。
        • 关联客户 字段的值 = 来自触发记录的 联系人 字段。
        • …（根据需要映射更多字段）
    • 动作2：更新当前线索的状态
      • 添加第二个动作，类型为「更新记录」。
      • 目标数据表：「销售线索表」。
      • 记录ID：选择“来自触发流程的记录”的ID。
      • 要更新的字段：将 状态 字段的值更新为“已转化”。
至此，“线索转商机”流程已配置完毕！

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💡 HTTP动作/消息/邮件推送

在上述流程的“动作”环节，你还可以添加更多强大的动作：

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发送邮件

如果你希望在转化商机后通知销售总监，可以添加一个「发送邮件」动作。在配置中，你可以：
  • 收件人：可以指定邮箱，也可以动态选择某个“成员字段”的值。
  • 主题/正文：可以插入来自触发记录的动态内容。
    例如：“新商机转化提醒：[公司名称] 已由 [负责人] 成功转化为商机。”
任务催办邮件示例

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HTTP请求

这是一个进阶能力，用于和任何提供API接口的外部系统通信。例如，你想把转化成功的客户信息同步到另一个独立的软件中。

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三、进阶功能：用“点击次数限制”实现精准控制

在按钮字段的配置中，有两个非常实用的高级选项：“限制点击次数”和“允许重置点击计数”。

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功能描述

  • 限制点击次数：可以为每一条记录上的按钮设置一个最大可点击的次数。一旦达到上限，该按钮将变为不可点击状态。
  • 允许重置点击计数：用户可以手动重置这个计数，让按钮恢复可点击状态。

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应用场景：限制单条线索重复转化

为什么要这样做？ 这个简单的配置是流程严谨性的关键。将最大点击次数设为 1，可以确保一条线索只能被转化成一个商机，从根本上杜绝了因误操作产生重复数据的问题。
  • 最大点击计数：设置为 1。
  • 允许重置点击计数：保持关闭状态。
通过这些细致的控制，按钮字段不再仅仅是一个触发器，更成为了一个带有业务规则和状态的智能控制器，能适应更多复杂和精细化的管理场景。