Disponible en todos los planes de Cloud; la versión autoalojada requiere el plan Business o uno superior.
Una automatización se dispara con un evento, como un cambio en un registro, el envío de un formulario o un webhook, y ejecuta los pasos que configuraste de antemano. Una rutina se dispara solo con el tiempo y ejecuta un prompt que el agente interpreta por su cuenta. Usa una automatización cuando necesites pasos fijos y un resultado previsible; usa una rutina cuando quieras que el agente decida cada vez qué hacer con los datos actuales.
Crear una rutina
1
Crear
En la barra lateral izquierda, haz clic en + y elige Nueva rutina.
2
Escribir el prompt
Describe en Prompt lo que debe hacer cada ejecución. El prompt es la instrucción completa de una ejecución, así que indica de dónde salen los datos, cómo procesarlos y dónde va el resultado. Por ejemplo: «Resume los registros añadidos ayer a la tabla Tareas, agrúpalos por responsable y escribe el resumen en la tabla Informe diario».
3
Definir la programación
Elige una frecuencia en Programación y define Inicio y Fin (opcional) si lo necesitas.
4
Activar
Haz clic en Activar. La configuración debe estar guardada y la programación debe tener alguna ocurrencia futura.
Ajustes
Además del prompt y la programación, el formulario incluye estos ajustes:
El modelo y el nivel de inteligencia quedan registrados al guardar, por eso el historial de ejecuciones muestra con qué se ejecutó realmente cada una.
Programación
Elige una frecuencia entre los ajustes preestablecidos: Cada hora en un minuto concreto, Cada día y Días laborables a una hora concreta, Cada semana en un día de la semana y una hora, Cada mes en un día y una hora. Para algo más específico, elige Personalizada (RRULE) y escribe una regla RFC 5545, comoFREQ=DAILY;BYHOUR=9;BYMINUTE=0. Una regla personalizada tiene estos límites:
- La frecuencia debe ser
HOURLY,DAILY,WEEKLY,MONTHLYoYEARLY, y entre dos ejecuciones debe haber al menos 1 hora. - Puedes usar
INTERVAL,COUNT,BYDAY,BYMONTHDAY,BYMONTH, más unBYMINUTEy unBYHOUR.COUNTllega como máximo a 1000, yCOUNToINTERVALexigen una hora de Inicio. - La zona horaria y los límites vienen del formulario, así que
TZID,DTSTART,UNTILyBYSECONDse rechazan.
COUNT=1.
Una programación se evalúa en la zona horaria de quien creó la rutina y no sigue a quien la consulta. La hora que aparece en Próxima ejecución ya está convertida a tu hora local.
Borradores, actualizaciones y ejecución inmediata
Una rutina nueva es un borrador y no se ejecuta según la programación hasta que la activas. Cuando editas una rutina activa, el cambio también se guarda como borrador mientras la versión en curso sigue con la configuración anterior: haz clic en Actualizar para aplicarlo o en Descartar los cambios para desecharlo. Ejecutar ahora lanza una ejecución sin esperar a la programación, algo útil para comprobar un prompt. Una rutina no se puede volver a lanzar a mano hasta que termine su ejecución anterior. Apaga el interruptor para desactivarla. La programación deja de dispararse y el historial de ejecuciones existente se conserva.Historial de ejecuciones
Abre la rutina y ve a Historial de ejecuciones. La lista se puede filtrar por estado e intervalo de tiempo, lo que ayuda a localizar un fallo concreto; al seleccionar una ejecución verás sus horas de planificación, inicio y fin, su duración y el chat completo de esa ejecución. Las ejecuciones se informan como En cola, En ejecución, Completada, Fallida o Cancelada. Cancelada aparece cuando alguien interrumpió esa ejecución, o cuando se ha eliminado la rutina o su base. Una ejecución Fallida indica su motivo, y cada motivo pide una respuesta distinta:
El chat de una ejecución es de solo lectura. Los miembros que pueden editar la rutina pueden continuarlo al final para investigar cómo transcurrió una ejecución concreta.
El historial de ejecuciones requiere permiso para editar la rutina. El propietario y el creador de una base pueden crear, editar y eliminar rutinas; el resto de colaboradores tiene acceso de lectura.
Avisos de fallo y desactivación automática
Teable envía una notificación cuando una ejecución falla o se acaban los créditos. Va al miembro que actualizó la rutina por última vez, indicado bajo Las notificaciones se enviarán a en la parte superior del historial de ejecuciones. Las notificaciones de fallo no se envían en cada ocasión, para que una racha larga de fallos no inunde a quien las recibe. Tras 5 fallos consecutivos la rutina se desactiva automáticamente y se envía una notificación aparte. Vuelve a encender el interruptor una vez resuelto el problema; el recuento se reinicia tras la siguiente ejecución correcta. No toda ejecución sin éxito cuenta para ese total: las ejecuciones omitidas porque la anterior seguía en curso o porque agotaron la espera en la cola, junto con las Canceladas, no son fallos y no generan notificación. La falta de créditos sí cuenta, así que dejar los créditos sin recargar acaba desactivando la rutina.Preguntas frecuentes
¿Las rutinas consumen créditos?
¿Las rutinas consumen créditos?
Sí. Cada ejecución es un chat de IA y se carga a los créditos del espacio según el uso real; aparece bajo el tipo Rutina en el Resumen de uso de créditos de la página de facturación. Cuando se acaban los créditos la ejecución se omite y se envía una notificación, y las omisiones repetidas acaban desactivando la rutina.
Si edito el prompt, ¿afecta a la ejecución en curso?
Si edito el prompt, ¿afecta a la ejecución en curso?
No. El cambio se guarda como borrador y solo llega a la versión activa cuando haces clic en Actualizar. Una ejecución ya en marcha conserva la configuración con la que empezó.
¿Las rutinas de una base instalada desde una plantilla se ejecutan solas?
¿Las rutinas de una base instalada desde una plantilla se ejecutan solas?
Sí. Tras instalar una plantilla, sus rutinas se encienden igual que sus flujos de trabajo. Una programación sin ocurrencias futuras se queda en borrador.
Con Continuar el chat de la ejecución anterior, ¿el contexto crece sin límite?
Con Continuar el chat de la ejecución anterior, ¿el contexto crece sin límite?
Cuando el contexto se acerca a su límite, Teable compacta el chat, así que las ejecuciones no se interrumpen por eso. Elige Nuevo chat en cada ejecución cuando cada ejecución deba partir de un contexto limpio.