Casos de uso
Ejemplo: Convertir un cliente potencial en una oportunidad
En una Tabla de CRM, un representante de ventas hace clic en el botón “Convertir en oportunidad” después de decidir que un cliente potencial está listo. La Automatización completa dos acciones:- Crea un nuevo registro en la Tabla de oportunidades con información clave, como la empresa y el contacto.
- Actualiza el estado del cliente potencial original en la Tabla de clientes potenciales a “Convertido”.
Preparar las tablas
Este ejemplo utiliza dos tablas:Crear el campo Botón
Añade un campo Botón en la Tabla de clientes potenciales:1
Elige el tipo de campo
Crea un campo y elige Botón como tipo de campo.
2
Define el texto del botón
Define el texto del botón como “Convertir en oportunidad” y elige un color que sea fácil de reconocer.
3
Activa la confirmación de clic
Para evitar clics accidentales, activa Confirmar antes de hacer clic y completa el título del cuadro de diálogo, el mensaje y el texto del botón de confirmación.
Configurar las acciones de la Automatización
Después de crear el campo Botón, configura la Automatización que se ejecutará al hacer clic en él.1
Crea una Automatización
En la configuración del campo Botón, haz clic en Automatización personalizada y crea un flujo de trabajo.
2
Crea un registro de oportunidad
Añade una acción Crear registro y elige la Tabla de oportunidades como Tabla de destino.
3
Asigna los campos
Escribe los campos clave del cliente potencial en la nueva oportunidad. Por ejemplo:
Nombre de la oportunidad=Nombre de la empresadel registro que activa el flujoCliente relacionado=Contactodel registro que activa el flujoResponsable=Responsabledel registro que activa el flujo
4
Actualiza el estado del cliente potencial original
Añade una acción Actualizar registro. Elige la Tabla de clientes potenciales como Tabla de destino, usa el ID del registro que activa el flujo como ID del registro y actualiza
Estado a “Convertido”.Añadir notificaciones
Si es necesario avisar a un responsable de ventas o al responsable de la oportunidad después de la conversión, añade a la Automatización una acción Enviar correo electrónico o una acción de mensaje de equipo. Configuraciones habituales:- Destinatario: Una dirección de correo electrónico fija o un campo de usuario del registro actual.
- Asunto y cuerpo: Inserta valores de campos del registro que activa el flujo, como el nombre de la empresa, el responsable o el origen del cliente potencial.
Nueva oportunidad convertida: [Nombre de la empresa] fue convertida por [Responsable]. Realiza el seguimiento correspondiente.
Conectar sistemas externos
Si las oportunidades convertidas también deben sincronizarse con un CRM, un sistema financiero o una herramienta interna, añade una acción de solicitud HTTP a la Automatización. Las solicitudes HTTP funcionan mejor cuando el sistema de destino tiene una API estable. Antes de configurar la acción, confirma el endpoint, el método de solicitud, el método de autenticación y el formato de los campos.Limitar los clics duplicados
La conversión de un cliente potencial normalmente no debe realizarse más de una vez para el mismo cliente potencial. Activa Limitar número de clics en el campo Botón:
Cuando se alcanza el límite de clics, el botón de ese registro queda desactivado.
Notas
- Que un clic en el botón se ejecute correctamente depende de que la Automatización vinculada esté activada y funcione correctamente.
- Cada activación correcta de una Automatización cuenta para la cuota de ejecuciones de automatizaciones del Espacio de trabajo.
- Si el botón modifica datos importantes, activa la confirmación de clic y limita el número de clics.