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Une automatisation se déclenche sur un événement, par exemple une modification d’enregistrement, l’envoi d’un formulaire ou un webhook, et exécute les étapes que vous avez configurées à l’avance. Une routine se déclenche uniquement sur le temps et exécute un prompt que l’agent interprète lui-même. Prenez une automatisation quand il vous faut des étapes fixes et un résultat prévisible ; prenez une routine quand vous voulez que l’agent décide à chaque fois quoi faire des données du moment.
Créer une routine
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Créer
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur + et choisissez Nouvelle routine.
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Rédiger le prompt
Décrivez dans Prompt ce que doit faire chaque exécution. Le prompt constitue l’instruction complète d’une exécution : indiquez d’où viennent les données, comment les traiter et où va le résultat. Par exemple : « Synthétise les enregistrements ajoutés hier dans la table Tâches, regroupe-les par responsable et écris la synthèse dans la table Rapport quotidien. »
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Définir la planification
Choisissez une fréquence sous Planification et renseignez Début et Fin (facultatif) si nécessaire.
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Activer
Cliquez sur Activer. La configuration doit être enregistrée et la planification doit comporter une occurrence à venir.
Réglages
Outre le prompt et la planification, le formulaire comporte ces réglages :
Le modèle et le niveau d’intelligence sont enregistrés au moment de la sauvegarde : l’historique d’exécution montre donc sur quoi chaque exécution a réellement tourné.
Planification
Choisissez une fréquence parmi les préréglages : Toutes les heures à une minute donnée, Tous les jours et Jours ouvrés à une heure donnée, Toutes les semaines un jour de semaine à une heure, Tous les mois un jour à une heure. Pour quelque chose de plus précis, choisissez Personnalisée (RRULE) et écrivez une règle RFC 5545, par exempleFREQ=DAILY;BYHOUR=9;BYMINUTE=0. Une règle personnalisée est soumise à ces limites :
- La fréquence doit valoir
HOURLY,DAILY,WEEKLY,MONTHLYouYEARLY, et deux exécutions doivent être espacées d’au moins 1 heure. - Vous pouvez utiliser
INTERVAL,COUNT,BYDAY,BYMONTHDAY,BYMONTH, plus unBYMINUTEet unBYHOUR.COUNTplafonne à 1000, etCOUNTouINTERVALexige une heure de Début. - Le fuseau horaire et les bornes proviennent du formulaire :
TZID,DTSTART,UNTILetBYSECONDsont donc rejetés.
COUNT=1.
Une planification est évaluée dans le fuseau horaire de la personne qui a créé la routine et ne suit pas celui qui la consulte. L’heure affichée sous Prochaine exécution est déjà convertie dans votre heure locale.
Brouillons, mises à jour et exécution immédiate
Une routine nouvellement créée est un brouillon et ne s’exécute selon la planification qu’une fois activée. Quand vous modifiez une routine active, la modification est elle aussi enregistrée en brouillon tandis que la version en service continue avec l’ancienne configuration : cliquez sur Mettre à jour pour l’appliquer, ou sur Abandonner les modifications pour la jeter. Exécuter maintenant lance une exécution sans attendre la planification, ce qui sert à vérifier un prompt. Une routine ne peut pas être relancée à la main tant que son exécution précédente n’est pas terminée. Coupez l’interrupteur pour la désactiver : la planification cesse de se déclencher et l’historique d’exécution existant est conservé.Historique d’exécution
Ouvrez la routine et passez à Historique d’exécution. La liste se filtre par statut et par période, ce qui aide à retrouver un échec précis ; en sélectionnant une exécution, vous voyez ses heures de planification, de démarrage et de fin, sa durée et la conversation complète de cette exécution. Les exécutions sont signalées comme En file d’attente, En cours, Terminée, Échec ou Annulée. Annulée apparaît lorsque quelqu’un a interrompu cette exécution, ou lorsque la routine ou sa base a été supprimée. Une exécution en Échec indique son motif, et chaque motif appelle une réponse différente :
La conversation d’une exécution est en lecture seule. Les membres autorisés à modifier la routine peuvent la poursuivre à la fin pour comprendre comment une exécution donnée s’est déroulée.
L’historique d’exécution requiert le droit de modifier la routine. Le propriétaire et le créateur d’une base peuvent créer, modifier et supprimer des routines ; les autres collaborateurs ont un accès en lecture.
Alertes d’échec et désactivation automatique
Teable envoie une notification lorsqu’une exécution échoue ou que les crédits manquent. Elle part vers le membre qui a mis à jour la routine en dernier, nommé sous Les notifications seront envoyées à en haut de l’historique d’exécution. Les notifications d’échec ne partent pas à chaque fois, afin qu’une longue série d’échecs ne submerge pas son destinataire. Après 5 échecs consécutifs, la routine est désactivée automatiquement et une notification distincte est envoyée. Rallumez l’interrupteur une fois le problème réglé ; le compteur repart à zéro après la première exécution réussie. Toutes les exécutions sans succès ne comptent pas dans ce total : celles ignorées parce que la précédente était encore en cours ou parce que l’attente en file a expiré, ainsi que les exécutions Annulée, ne sont pas des échecs et ne produisent aucune notification. Un manque de crédits compte, en revanche : laisser les crédits à sec finit par désactiver la routine.FAQ
Les routines consomment-elles des crédits ?
Les routines consomment-elles des crédits ?
Oui. Chaque exécution est une conversation d’IA, facturée sur les crédits de l’espace selon l’usage réel, et listée sous le type Routine dans le Récapitulatif d’utilisation des crédits de la page de facturation. Quand les crédits manquent, l’exécution est ignorée et une notification est envoyée ; des omissions répétées finissent par désactiver la routine.
Si je modifie le prompt, cela affecte-t-il l’exécution en cours ?
Si je modifie le prompt, cela affecte-t-il l’exécution en cours ?
Non. La modification est enregistrée en brouillon et n’atteint la version en service qu’au clic sur Mettre à jour. Une exécution déjà lancée conserve la configuration avec laquelle elle a démarré.
Les routines d’une base installée depuis un modèle s’exécutent-elles automatiquement ?
Les routines d’une base installée depuis un modèle s’exécutent-elles automatiquement ?
Oui. Après l’installation d’un modèle, ses routines sont activées comme le sont ses workflows. Une planification sans occurrence à venir reste un brouillon.
Avec Poursuivre la conversation de l’exécution précédente, le contexte grossit-il sans fin ?
Avec Poursuivre la conversation de l’exécution précédente, le contexte grossit-il sans fin ?
Lorsque le contexte approche de sa limite, Teable compacte la conversation : les exécutions ne sont donc pas interrompues pour cette raison. Choisissez Nouvelle conversation à chaque exécution si chaque exécution doit partir d’un contexte vierge.