AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を説明します。 適切なトリガーの選択、関連フィールドのマッピング、すべてのアクションの設定はAIが自動的に行います。 目的を一度説明するだけでワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。 例： 「お問い合わせフォームが送信されたら、確認メールを送ってください。」設定
設定方法
- テーブルにフォームビューがあることを確認します。ない場合は、ビューバーの + をクリックし、フォームを選択して作成します。
- オートメーションを開き、新しいトリガーを追加します。
- フォームが送信されたときを選択します。
- フォームがあるテーブルを選択します。
- 監視するフォームビューを選択します。
- オートメーションを保存して有効化します。
- アクションステップを追加します。アクションフィールドの + をクリックすると、すべてのフォームフィールドを含む送信データを参照できます。
後続ステップで利用できるデータ
フォームが送信されると、次のデータがワークフローへ渡されます。- レコードID — 新しく作成されたレコードの固有識別子。
- 送信されたすべてのフィールド値 — フォームに含まれる各フィールド（テキスト、メール、数値、日付、選択肢、添付ファイルなど）は、後続アクションで + をクリックして参照できます。
フォーム送信でもレコードが作成される
データ上、フォーム送信とレコード作成は同じイベントであることが重要です。フォームが送信されると、テーブルに新しいレコードが追加されます。つまり：- 同じテーブルにレコードが作成されたときのオートメーションもある場合、フォーム送信時に両方のオートメーションが実行されます。
- 重複処理を防ぐには、フォーム送信トリガーだけを使用するか、レコード作成トリガーにフォーム由来のレコードを除外するフィルターを追加します。
フォーム送信は実質的にレコード作成です。同じテーブルに「レコードが作成されたとき」トリガーも設定されている場合は、両方のワークフローが実行されます。
使用例
- 送信後に確認メールを送る。 顧客がお問い合わせフォームへ入力したら、送信内容の詳細を含む「ありがとうございます」メールを自動送信します。
- 新しいサポートチケットをAIで自動分類する。 AI生成アクションを使用し、ユーザーが送信した説明に基づいてチケットを分類します。
- 応募をチームに通知する。 求人応募フォームが送信されたら、Slack に通知を投稿するか、採用チームへメールします。
- 別のテーブルにリンクされたレコードを作成する。 注文フォームが送信されたら、「注文明細」または「配送」テーブルにレコードを自動作成します。
- 送信内容を検証してフラグを付ける。 必須情報が揃っているか、値が範囲外でないかを確認し、問題があればステータスを「要確認」に更新します。
ヒント
- このトリガーは送信ごとに一度実行されます。同じ人がフォームを2回送信すると、2回実行されます。
- 手入力、API、フォームなど、作成元を問わずすべての新規レコードを対象にする場合は、代わりにレコードが作成されたときを使用します。
- 同じフォームを複数のオートメーションで監視できます。たとえば、1つは確認メールを送り、もう1つはリンクされたタスクを作成します。
- フォームビューにはフィールドの表示設定が適用されます。フォームに表示されるフィールドだけに送信値が入り、非表示フィールドにはデフォルト値が入るか、空のままになります。
関連ページ
- レコードが作成されたとき — フォーム送信だけでなく、すべての新規レコードで実行します
- ボタンがクリックされたとき — 既存の行でユーザーがボタンフィールドをクリックしたときに実行します
- メール送信アクション — 確認のため、フォーム送信とよく組み合わせます