- 新しいレコードが作成され、すでにフィルターと一致している。
- 既存のレコードが編集され、フィルターに一致しない状態から一致する状態へ変化した。
AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を説明します。 適切なトリガーの選択、関連フィールドのマッピング、すべてのアクションの設定はAIが自動的に行います。 目的を一度説明するだけでワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。 例： 「タスクが期限切れになったら、メールを送ってください。」設定
設定方法
- オートメーションを開き、新しいトリガーを追加します。
- レコードが条件に一致したときを選択します。
- 監視するテーブルを選択します。
- フィルターを追加をクリックして条件を定義します。例：
ステータスが期限切れと等しい、または金額が10000より大きい。 - ビューのフィルターと同様に、複数の条件を AND/OR ロジックで組み合わせられます。
- オートメーションを保存して有効化します。
- 条件に一致するレコードを作成するか、既存のレコードを編集してフィルターに一致しない状態から一致する状態へ変更し、テストします。オートメーションが一度実行されます。
「レコードが更新されたとき」との違い
この2つのトリガーは混同しやすいため、主な違いを説明します。- レコードが更新されたときは、監視対象フィールドが変わるたびに、新しい値に関係なく実行されます。「ステータス」フィールドを監視すると、ステータスが「進行中」、「完了」、その他の値のいずれに変わっても実行されます。
- レコードが条件に一致したときは、レコードがフィルターに「一致しない」状態から「一致する」状態へ境界を越えた場合だけ実行されます。編集のたびではなく、状態が移行したときだけ実行されます。
レコードが編集されるたびにアクションを実行する場合は、レコードが更新されたときトリガーを使用します。レコードが特定の条件へ初めて到達したときに一度だけ実行する場合は、このトリガーを使用してください。
使用例
- 注文が期限切れになったときに警告する。 フィルターを
期限が今日より前、かつステータスが発送済みではない、に設定します。注文が初めて一致したときに一度実行されます。 - サポートチケットの優先度が緊急に変わったときにエスカレーションする。 フィルター：
優先度が緊急と等しい。チケットが初めて緊急になったときだけ実行され、それ以降の編集では実行されません。 - 取引金額が基準を超えたときに管理者へ通知する。 フィルター：
取引金額が50000より大きい。取引が初めて基準を超えたときに実行されます。 - 不完全になったレコードに印を付ける。 フィルター：
必須フィールドが空。完成していたレコードから値が失われたときに実行されます。 - 連絡先のステータスが「有効」に変わったとき、オンボーディングを開始する。 フィルター：
ステータスが有効と等しい。有効化ごとに一度だけ実行されます。
ヒント
- 少なくとも1つのフィルター条件を必ず定義してください。条件がなければトリガーは評価できません。
- トリガーは、レコードが保存された時点で状態の変化を確認します。オートメーションの作成前から一致していたレコードに対して、さかのぼって実行されることはありません。
- 有効化後に作成されたレコードもフィルターで確認されます。初期値が一致していれば、ワークフローがすぐに実行される場合があります。
- このトリガーをメールを送信またはレコードを更新アクションと組み合わせると、コードを書かずに強力な状態変更ワークフローを構築できます。
関連ページ
- レコードが更新されたとき — 状態の移行だけでなく、すべてのフィールド変更時に実行します
- レコードが作成されたとき — 新しいレコードが追加されたときに実行します
- メールを送信