すべてのトリガー設定はAIチャットで行えます。ワークフローで実行したい内容をAIに伝えれば、残りはAIが処理します。
AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を説明します。
適切なトリガーの選択、関連フィールドのマッピング、すべてのアクションの設定はAIが自動的に行います。
目的を一度説明するだけでワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。
例： 「承認ボタンをクリックしたら、ステータスを更新してチームに通知してください。」
ボタンフィールドを作成する方法
このトリガーを使用する前に、テーブルにボタンフィールドを作成する必要があります。
- ボタンを配置するテーブルを開きます。
- + をクリックして新しいフィールドを追加します。
- フィールドの種類メニューで詳細設定を開き、ボタンを選択します。
- フィールドに名前を付けます（「承認」、「請求書を送信」、「エクスポート」など）。
- フィールドを保存します。その列の各行にクリック可能なボタンが表示されます。
設定方法
- オートメーションを開き、新しいトリガーを追加します。
- ボタンがクリックされたときを選択します。
- ボタンフィールドがあるテーブルを選択します。
- 監視フィールドで、監視するボタンフィールドを選択します。必要に応じて複数選択できます。
- （任意）オートメーションを開始できる行を制限するフィルターを追加します。たとえば、
ステータス が 完了 と等しくない、という条件を指定すると、完了済みレコードではボタンから実行できません。
- オートメーションを保存して有効化します。
- アクションステップを追加します。アクションフィールドの + をクリックすると、クリックされた行のデータを挿入できます。
後続ステップで利用できるデータ
ボタンがクリックされると、トリガーから次のデータが提供されます。
- レコードID — ボタンがクリックされた行の固有識別子。
- すべてのフィールド値 — クリックされた行の全フィールドを変数として利用できます。テキスト、数値、日付、リンクされたレコード、添付ファイルなどが含まれます。
これにより、ユーザーがクリックした特定の行に基づき、その行のデータを使用してメールへ入力したり、他のレコードを更新したり、外部APIへデータを送信したりできます。
使用例
- ワンクリック承認ワークフロー。 各行に「承認」ボタンを追加します。クリックされたら、ステータスを「承認済み」に更新し、申請者へ通知します。
- 必要なときにレポートや文書を生成する。 「レポートを生成」ボタンからAIアクションまたは HTTP リクエストを実行し、そのレコードの PDF や概要を作成します。
- レコードを外部システムへ送信する。 「CRMに同期」ボタンから HTTP リクエストを送信し、行のデータを Salesforce、HubSpot などのプラットフォームへ送ります。
- 個別メールを送信する。 「リマインダーを送信」ボタンから、行の連絡先情報と関連情報を使用してメールを作成・送信します。
- 手動レビューステップを開始する。 「レビュー対象にする」ボタンでレコードに印を付けて管理者へ通知し、エスカレーションする項目を人が明示的に制御できるようにします。
ヒント
- ボタンフィールド自体はデータを保存せず、トリガーとしてのみ機能します。セルには値ではなく、クリック可能なボタンが表示されます。
- テーブルに複数のボタンフィールドがある場合は、ボタンごとに別のオートメーションを作成するか、1つのオートメーションで複数のボタンを監視して条件分岐を使用できます。
- フィルターはボタンがクリックされた時点で評価されます。レコードがフィルターに一致しない場合、オートメーションは実行されず、ユーザーにエラーは表示されません。
- ボタントリガーは、完全な自動処理ではなく、アクションの実行前に人の判断を必要とするワークフローに適しています。
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