AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を説明します。 適切なトリガーの選択、関連フィールドのマッピング、すべてのアクションの設定はAIが自動的に行います。 目的を一度説明するだけでワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。 例： 「毎週月曜日の午前9時に、期限切れタスクの一覧をメールで送ってください。」設定
頻度の選択肢
月の日付に -1 を使用すると、28日、30日、31日のいずれであっても月末を指定できます。
設定方法
- オートメーションを開き、新しいトリガーを追加します。
- 指定時刻になったときを選択します。
- タイムゾーンを設定します。複数のタイムゾーンにまたがるチームでは特に重要です。ここで選択したタイムゾーンでスケジュールが実行されます。
- 頻度を選択します。たとえば、毎週月曜日の午前9時に実行する場合：
- 頻度を週に設定します。
- 間隔を 1（1週ごと）に設定します。
- 曜日選択で月曜日をオンにします。
- 実行時刻を 09:00 に設定します。
- 開始時刻（スケジュールを有効にする日時）を設定します。
- （任意）スケジュールを終了する場合は終了時刻を設定します。
- オートメーションを保存して有効化します。
- レコードデータがないため、通常は最初のアクションにレコードを取得ステップを追加して、必要なデータを読み込みます。
具体例：毎週月曜日の朝にレポートを送信
目的：毎週月曜日の午前9時に、今週が期限のタスクをすべて取得し、概要メールを送信します。- トリガー： 指定時刻になったとき — 週、1週ごと、月曜日、09:00、使用するタイムゾーン。
- アクション1： レコードを取得 — タスクテーブルから、期限が今週以内のレコードを絞り込みます。
- アクション2： メールを送信 — 取得したタスクを本文に一覧表示してチームへ送信します。
一度だけのスケジュール
頻度に一度だけを選択すると、指定した日時にオートメーションが一度だけ実行され、その後自動的に無効化されます。次の用途に役立ちます。- 特定の日付にフォローアップするためのリマインダー。
- 一度だけ実行する必要がある遅延アクション（将来の日付にリリースのお知らせを送るなど）。
- 一度だけ実行される期間限定キャンペーン。
使用例
- 毎日の概要レポートを生成する。 毎日午前8時に実行し、前日に更新されたすべてのレコードを取得してダイジェストをメールします。
- 毎週月曜日に繰り返しタスクを作成する。 毎週実行し、新しい週のタスクをタスクテーブルにレコードとして作成します。
- 毎月、請求書のリマインダーを送る。 毎月1日に実行し、未払いの請求書を検索してリマインダーメールを送信します。
- 古いレコードを整理する。 毎日実行し、「下書き」ステータスで90日以上経過したレコードを検索して、アーカイブまたは削除します。
- スケジュールに従ってデータを同期する。 1時間ごとに実行し、更新されたレコードを外部APIへ送信します。
ヒント
- スケジュールトリガーには「現在のレコード」がないため、レコードベースのトリガーのようにアクションからトリガーデータを参照できません。データが必要な場合は、必ずレコードを取得アクションから始めます。
- 複数の地域で働くチームでは、特にタイムゾーンに注意してください。実行時刻は閲覧者のローカル時刻ではなく、トリガーのタイムゾーン設定によって決まります。
- 数分ごとなど高頻度のスケジュールでは、実行が重ならないようワークフローを軽量に保ちます。
- 毎日の会議前に実行する必要がある場合など、時間が重要なオートメーションでは、処理時間を考慮して数分早く設定します。
- 月の日付に -1 を使用する方法は、月末のレポートや処理に役立ちます。-1 は「月末」を意味するため、1月31日、2月28日（または29日）、3月31日などに正しく実行されます。
関連ページ
- レコード取得アクション — 通常、スケジュールトリガーの直後に配置する最初のステップです
- メール送信アクション — 定期通知のため、スケジュールとよく組み合わせます
- ループ（一括）アクション — 「レコードを取得」が返すレコード配列の処理に役立ちます