「スクリプトを実行」は、手動で構築する必要があるものも含め、すべてのアクションの動作を実現できるため、オートメーションの構築に使用することを強く推奨します。チャットで要件をAIに説明するだけです。アクションを手動で追加した場合、後からAIが認識または変更することはできません。
AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を説明します。
適切なトリガーとアクションの選択、フィールドのマッピング、ワークフロー全体の設定はAIが自動的に行います。
目的を一度説明するだけでワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。
指定したテーブルに新しいレコードを作成します。前のステップのデータを新しいレコードのフィールドへマッピングできます。作成後、新しいレコードIDとすべてのフィールド値を後続ステップで利用できます。
設定方法
- ワークフローにレコードを作成アクションを追加します。
- レコードを作成するテーブルを選択します。デフォルトでは同じベース内のテーブルですが、ベース間アクセスを使用すると別のベースのテーブルを指定できます。
- フィールドマッピング領域に対象テーブルの全フィールドが表示されます。入力する各フィールドについて：
- 固定値： フィールドへ値を直接入力します（例：ステータスフィールドに「新規」と入力）。
- 動的な値： フィールド横の + ボタンをクリックし、前のステップの変数を挿入します。たとえば、トリガーの「名前」フィールドを挿入し、元のレコードから名前をコピーします。
- 固定値と動的な値を組み合わせられます。たとえば、ステータスに固定値「保留中」を設定し、顧客名にはトリガーの動的な値を設定します。
- アクションを保存します。
1つのテキストフィールドに複数の変数を組み合わせられます。たとえば、「概要」フィールドへ トリガーレコードの顧客名 - トリガーレコードの注文ID を挿入します。
必須フィールドの動作
必須フィールドにデフォルト値があり、マッピングしなかった場合は、レコード作成時にデフォルト値が入力されます。必須フィールドにデフォルト値がない場合、またはマッピングした値が実行時に空の場合、アクションは失敗します。
必須フィールドを確認するには、対象テーブルのフィールド設定を参照します。通常、必須フィールドにはアスタリスクまたは「必須」ラベルが表示されます。
出力：後続ステップで作成済みレコードを使用する
「レコードを作成」アクションの実行後、新しく作成されたレコードをすべての後続ステップで利用できます。次の情報が含まれます。
- レコードID — 新しいレコードへ割り当てられた固有識別子。
- すべてのフィールド値 — 自動計算値やデフォルト値を含む、作成されたレコードの全フィールド値。
アクションの連結に役立ちます。たとえば、レコードを作成した直後にそのレコードへのリンクを含むメールを送信したり、新しいレコードIDで関連レコードを更新したりできます。
使用例
- フォーム送信を別テーブルへ記録する。 フォーム送信時、送信データとタイムスタンプを含むレコードを「送信ログ」テーブルに作成します。
- フォローアップタスクを自動作成する。 プロジェクト作成時、関連するタスクテーブルへ標準タスク一式を作成します。
- テーブル間でレコードを複製する。 取引成立時に「見込み客」から「有効な顧客」へリードを移すなど、テーブル間でデータをコピーします。
- 外部データからレコードを生成する。 Webhookが注文データを送信したら、詳細を含むレコードを注文テーブルに作成します。
- 監査証跡を作成する。 オートメーションの実行後、処理内容を記録するレコードを監査ログテーブルに作成します。
ヒント
- レコードが作成されたときトリガーのある同じテーブルにレコードを作成する場合は、無限ループに注意します。「作成元」フィールドが「オートメーション」であるか確認するなど、オートメーションが作成したレコードを除外するフィルターを使用します。
- ループ（一括）と組み合わせるとレコードを一括作成できます。たとえば、あるテーブルから50件取得し、別のテーブルに対応する50件を作成します。
- マッピングしないフィールドにはテーブルのデフォルト値が使用され、デフォルトがなければ空のままになります。
- リンクされたレコードフィールドには表示値ではなくレコードIDが必要です。レコード名ではなくレコードIDを渡してください。
- 対象テーブルが別のベースにある場合は、ベース間アクセスを使用します。
関連ページ
