AIで構築
テーブルの右サイドバーでAIチャットを開き、実現したいことを説明します。 適切なトリガーの選択、必要なアクションの選択、フィールドのマッピング、ワークフロー全体の設定まで、すべてAIが自動的に処理します。 目的を一度説明すればワークフローが完成し、手動設定は必要ありません。 テーブルからレコードを取得し、配列として返します。後続のステップで結果を使用して、レコードをループ処理したり、データをスクリプトへ渡したり、ほかのアクションへ入力したりできます。設定
設定方法
- ワークフローにレコードを取得アクションを追加します。
- クエリを実行するテーブルを選択します。テーブルが別のベースにある場合は、クロスベースアクセスを使用します。
- （任意）ビューを選択し、そのビューのフィルター、並べ替え、フィールド表示設定を継承します。
- （任意）フィルター条件を追加して結果を絞り込みます。たとえば、
ステータスが対応中に等しく、期限が今日より前という条件を設定できます。 - （任意）ページネーション用にスキップと取得件数を設定します。たとえば、スキップを0、取得件数を100にすると、最初の100件のレコードを取得します。
- アクションを保存します。ワークフローの実行時、結果は後続のステップで配列として利用できます。
出力：結果を使用する
出力はレコードの配列です。配列内の各レコードには次の情報が含まれます。- レコードID — 一意の識別子。
- すべてのフィールド値 — テーブル内のすべてのフィールド（ビューを選択した場合は、そのビュー内のフィールド）。
次のステップで結果を使用する
- 単一のレコードを参照： 結果が1件だけと想定される場合（または最初の1件を使用したい場合）は、**+**変数ピッカーを使用して、最初のレコードのフィールドを直接参照できます。
- すべてのレコードをループ処理： 「レコードを取得」の後にループ（バッチ）アクションを追加し、結果の配列をデータソースとして選択します。ループ内では、各項目のフィールドを参照します。
- スクリプトで処理： 配列をスクリプトを実行ステップへ渡し、独自の処理、フィルタリング、変換を行います。
ページネーション
スキップと取得件数を設定しない場合、アクションはシステムのデフォルト上限までレコードを返します。大規模なテーブルでは、ページネーションを使用して結果サイズを制御します。
大規模なテーブル全体を処理するには、スキップの値を増やした複数の「レコードを取得」ステップを使用するか、スクリプトでページネーションを処理します。
使用する場面
- 期限切れタスクを検索してリマインダーを送信する。 期限が今日より前で、ステータスが「完了」ではないタスクを抽出します。結果をループ処理し、それぞれにメールを送信します。
- 日次ダイジェスト用のデータを収集する。 過去24時間に更新されたすべてのレコードを取得し、要約メールにまとめます。
- 作成や更新の前に関連レコードを検索する。 重複するレコードを作成する前に、同じメールアドレスを持つレコードがすでに存在するか確認します。
- AIアクションにデータを入力する。 長文フィールドを持つレコードを取得し、ループ内でAI生成を使用して各レコードを要約または分類します。
- レコードを外部システムへ同期する。 前回の同期以降に変更されたすべてのレコードを取得し、HTTPリクエストを介してCRMやデータウェアハウスへ送信します。
ヒント
- フィルターを使用します。 フィルターが具体的であるほど返されるレコードが少なくなり、アクションがより速く実行されます。
- 取得件数で結果を制限します。 最初の10件だけが必要な場合は、取得件数を10に設定します。数件しか必要ないときに、数千件のレコードを取得する必要はありません。
- 必要なデータがすでにフィルタリング、並べ替えされているビューを選択します。これにより、自動化の設定が簡潔になります。
- すべてのレコードが本当に必要な場合を除き、テーブル全体の取得は避けてください。結果が大量になるほど処理時間と使用リソースが増え、特にループと組み合わせた場合はその影響が大きくなります。
- 「レコードを取得」はデータを変更しない読み取り専用のアクションです。
- クエリがレコードを1件も返さない場合、結果を参照する後続のステップには空の配列が渡されます。ワークフローがこの状況を適切に処理できるようにしてください（たとえば、結果がないときに「結果はこちらです」というメールを送信しないようにします）。
- 「レコードを取得」のフィルターはビューのフィルターと同じように機能し、AND/ORロジックで条件を組み合わせられます。
- クロスベースアクセスを使用する場合、クエリはワークフロー作成者の権限で実行されます。作成者が対象ベースへのアクセス権を失うと、このステップは失敗します。
関連項目
- クロスベースアクセス — ほかのベースにあるテーブルへクエリを実行する
- ループ（バッチ） — 結果の配列を反復処理する
- レコードを作成 — 取得したデータに基づいてレコードを作成する
- レコードを更新 — 「レコードを取得」で見つかったレコードを更新する