Nous vous recommandons vivement d’utiliser Exécuter un script pour créer des automatisations, car cette action peut couvrir tous les comportements, y compris ceux qui devraient autrement être configurés manuellement. Décrivez simplement vos besoins à l’IA dans le chat.Remarque : si vous ajoutez des actions manuellement, l’IA ne pourra ni les reconnaître ni les modifier par la suite.
Créer avec l’IA
Ouvrez le Chat IA dans la barre latérale droite de votre table et décrivez ce que vous souhaitez obtenir.
L’IA s’occupe de tout : elle sélectionne le bon déclencheur, choisit les actions appropriées, associe les champs et configure automatiquement l’ensemble du workflow.
Décrivez une seule fois votre objectif : le workflow est prêt, sans aucune configuration manuelle.
Met à jour un ou plusieurs champs d’un enregistrement existant. Seuls les champs que vous associez sont modifiés ; tous les autres restent inchangés.
Configuration
Configuration de l’action
- Ajoutez une action Mettre à jour un enregistrement à votre workflow.
- Choisissez la Table contenant l’enregistrement à modifier.
- Définissez l’ID de l’enregistrement. Cliquez sur + pour insérer une variable dynamique :
- Depuis un déclencheur d’enregistrement (création, mise à jour, clic sur un bouton) : le déclencheur fournit directement l’ID de l’enregistrement.
- Depuis une action Obtenir des enregistrements : référencez l’ID de l’enregistrement dans les résultats récupérés.
- Vous pouvez également saisir un ID d’enregistrement fixe ou utiliser une liste séparée par des virgules afin de mettre à jour plusieurs enregistrements à la fois (par exemple,
rec123,rec456,rec789).
- Associez les champs à modifier. Pour chaque champ :
- Valeur fixe : saisissez directement la nouvelle valeur.
- Valeur dynamique : cliquez sur + pour insérer une valeur provenant d’une étape précédente.
- Laissez les champs que vous ne souhaitez pas modifier sans association : ils conserveront leurs valeurs actuelles.
- Enregistrez l’action.
Obtenir l’ID de l’enregistrement
L’ID de l’enregistrement est l’information essentielle dont cette action a besoin. Voici où le trouver selon votre déclencheur :
Vous devez mettre à jour plusieurs enregistrements à la fois ? Transmettez des ID séparés par des virgules ou utilisez
Boucle (traitement par lots) avec le résultat d’Obtenir des enregistrements pour effectuer une mise à jour en masse.
Mises à jour partielles
Cette action effectue une mise à jour partielle. Cela signifie que :
- Les champs associés sont remplacés par les nouvelles valeurs indiquées.
- Les champs non associés restent exactement tels quels.
Vous n’avez pas besoin de renvoyer toutes les valeurs de champ, mais uniquement celles que vous souhaitez modifier. Cette méthode est sûre et efficace.
Avertissement : boucles de déclenchement
Si votre workflow utilise un déclencheur « Lorsqu’un enregistrement est mis à jour » et qu’une étape suivante met à jour les mêmes champs surveillés dans la même table, le workflow se déclenche de nouveau et crée une boucle infinie.
- L’enregistrement change → le déclencheur s’active → l’automatisation met à jour l’enregistrement → le déclencheur s’active de nouveau → et ainsi de suite.
Comment éviter les boucles :
- Surveillez dans le déclencheur des champs précis qui sont différents de ceux que vous mettez à jour. Par exemple, surveillez « Statut », mais mettez à jour « Date de traitement ».
- Ajoutez un filtre au déclencheur. Par exemple, déclenchez l’automatisation uniquement lorsque
Traité n’est pas true, puis définissez Traité sur true dans votre action.
- Envisagez plutôt d’utiliser Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions, qui ne se déclenche que lors des transitions d’état.
Quand l’utiliser
- Marquer une tâche comme terminée après approbation. Lorsqu’un bouton est cliqué, définissez Statut sur « Approuvée » et renseignez la date d’approbation.
- Mettre à jour un champ de statut en fonction d’événements externes. Lorsqu’un webhook signale un paiement, recherchez l’enregistrement de commande et définissez son statut sur « Payée ».
- Écrire un horodatage lorsqu’un élément change. Lorsqu’un enregistrement est mis à jour, définissez un champ de date « Dernière modification par l’automatisation » sur l’heure actuelle.
- Resynchroniser des données depuis un système externe. Après avoir appelé une API externe, réécrivez les données de réponse (par exemple, un numéro de suivi) dans l’enregistrement.
- Mettre à jour des enregistrements par lots. Associez Obtenir des enregistrements à Boucle afin de mettre plusieurs enregistrements à jour, par exemple pour définir toutes les tâches en retard sur « À escalader ».
Conseils
- La mise à jour d’un enregistrement peut déclencher d’autres automatisations surveillant la même table. Tenez compte des effets en cascade.
- Lorsque vous mettez à jour plusieurs enregistrements avec des ID séparés par des virgules, tous reçoivent les mêmes valeurs de champ. Pour appliquer des valeurs différentes à chacun, utilisez plutôt une étape Boucle.
- Pour effacer un champ, associez-le à une valeur vide. Le laisser simplement sans association ne l’effacera pas.
- Utilisez l’Accès inter-base pour mettre à jour les enregistrements d’une table située dans une autre base.
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