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Remarque : vous pouvez configurer tous les déclencheurs dans le Chat IA. Indiquez à l’IA ce que le flux de travail doit accomplir et elle se chargera du reste.
Ce déclencheur est utilisé lorsqu’un flux de travail doit s’exécuter dès qu’un enregistrement commence à remplir certaines conditions. Il peut s’exécuter dans deux cas courants :
  • Un nouvel enregistrement est créé et remplit déjà les conditions du filtre.
  • Un enregistrement existant est modifié et passe d’un état qui ne remplit pas les conditions du filtre à un état qui les remplit.

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Créer avec l’IA

Ouvrez le Chat IA dans la barre latérale droite de votre table et décrivez ce que vous souhaitez. L’IA s’occupe de tout : elle choisit le bon déclencheur, associe les champs pertinents et configure automatiquement toutes les actions. Décrivez une seule fois votre objectif et le flux de travail est prêt, sans aucune configuration manuelle. Exemple : “Lorsqu’une tâche arrive en retard, envoie-moi un e-mail.”

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Configuration

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Procédure de configuration

  1. Ouvrez votre automatisation et ajoutez un nouveau déclencheur.
  2. Sélectionnez Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions.
  3. Choisissez la Table à surveiller.
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour définir les conditions. Par exemple : Statut est égal à En retard, ou Montant est supérieur à 10000.
  5. Vous pouvez combiner plusieurs conditions avec une logique ET/OU, comme dans les filtres de vues.
  6. Enregistrez et activez l’automatisation.
  7. Testez-la en créant un enregistrement qui remplit les conditions ou en modifiant un enregistrement existant pour qu’il passe d’un état qui ne remplit pas les conditions à un état qui les remplit. L’automatisation doit s’exécuter une seule fois.
Après l’exécution du déclencheur, les étapes suivantes peuvent utiliser toutes les données de champ de l’enregistrement correspondant, y compris les valeurs les plus récentes au moment de la transition.

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En quoi ce déclencheur diffère-t-il de « Lorsqu’un enregistrement est mis à jour » ?

Ces deux déclencheurs peuvent facilement être confondus. Voici leur principale différence :
  • Lorsqu’un enregistrement est mis à jour s’exécute chaque fois qu’un champ surveillé change, quelle que soit sa nouvelle valeur. Si vous surveillez le champ « Statut », il s’exécute aussi bien lorsque le Statut devient « En cours » que « Terminé » ou toute autre valeur.
  • Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions s’exécute uniquement lorsqu’un enregistrement franchit la limite entre « ne remplit pas les conditions » et « remplit les conditions » du filtre. Il ne s’exécute pas à chaque modification, mais uniquement lors de cette transition.
Utilisez Lorsqu’un enregistrement est mis à jour lorsque vous devez réagir à n’importe quel changement. Utilisez Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions lorsque seul le passage à un état précis vous intéresse.
Si vous souhaitez exécuter une action chaque fois qu’un enregistrement est modifié, utilisez le déclencheur Lorsqu’un enregistrement est mis à jour. Si vous souhaitez exécuter une action une seule fois lorsqu’un enregistrement remplit pour la première fois une condition précise, utilisez ce déclencheur.

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Cas d’utilisation

  • Envoyer une alerte lorsqu’une commande arrive en retard. Définissez le filtre sur Date d’échéance antérieure à aujourd’hui et Statut différent de Expédié. L’automatisation s’exécute une seule fois lorsque la commande remplit ces conditions pour la première fois.
  • Transmettre un ticket d’assistance au niveau supérieur lorsque sa priorité devient urgente. Filtre : Priorité est égal à Urgent. Le flux s’exécute uniquement lorsqu’un ticket devient urgent pour la première fois, et non lors des modifications ultérieures.
  • Informer un responsable lorsqu’une transaction dépasse un seuil de chiffre d’affaires. Filtre : Valeur de la transaction est supérieure à 50000. Le flux s’exécute une seule fois lorsque la transaction franchit ce seuil.
  • Signaler les enregistrements qui deviennent incomplets. Filtre : Champ obligatoire est vide. Le flux s’exécute lorsqu’un enregistrement auparavant complet perd sa valeur.
  • Déclencher les étapes d’intégration lorsque le statut d’un contact devient « Actif ». Filtre : Statut est égal à Actif. Le flux ne s’exécute qu’une fois par activation.

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Conseils

  • Vous devez définir au moins une condition de filtre. Sans cela, le déclencheur n’a rien à évaluer.
  • Le déclencheur vérifie la transition au moment où un enregistrement est enregistré. Il ne s’exécute pas rétroactivement pour les enregistrements qui remplissaient déjà les conditions avant la création de l’automatisation.
  • Les enregistrements créés après l’activation sont également vérifiés par rapport au filtre. Si leurs valeurs initiales remplissent les conditions, le flux de travail peut se déclencher immédiatement.
  • Associez ce déclencheur à une action Envoyer un e-mail ou Mettre à jour l’enregistrement afin de créer de puissants flux de travail liés aux changements d’état, sans écrire de code.

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Dernière modification le 4 septembre 2026