Cas d’utilisation
Exemple : convertir un prospect en opportunité
Dans une Table CRM, un commercial clique sur le bouton « Convertir en opportunité » après avoir décidé qu’un prospect est prêt. L’Automatisation exécute deux actions :- Créer un nouvel Enregistrement dans la Table des opportunités avec des informations clés telles que l’entreprise et le contact.
- Mettre à jour le statut du prospect d’origine sur « Converti » dans la Table des prospects.
Préparer les Tables
Cet exemple utilise deux Tables :Créer le champ Bouton
Ajoutez un champ Bouton dans la Table des prospects :1
Choisir le type de champ
Créez un Champ et choisissez Bouton comme type de Champ.
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Définir le texte du bouton
Définissez le texte du bouton sur « Convertir en opportunité » et choisissez une couleur facile à reconnaître.
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Activer la confirmation du clic
Pour éviter les clics accidentels, activez Confirmer avant le clic et renseignez le titre et le message de la boîte de dialogue, ainsi que le texte du bouton de confirmation.
Configurer les actions de l’Automatisation
Après avoir créé le champ Bouton, configurez l’Automatisation qui s’exécute lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton.1
Créer une automatisation
Dans les paramètres du champ Bouton, cliquez sur Automatisation personnalisée et créez un flux de travail.
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Créer un enregistrement d’opportunité
Ajoutez une action Créer un enregistrement et choisissez la Table des opportunités comme Table cible.
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Mapper les champs
Écrivez les principaux Champs du prospect dans la nouvelle opportunité. Par exemple :
Nom de l’opportunité=Nom de l’entreprisede l’Enregistrement déclencheurClient associé=Contactde l’Enregistrement déclencheurResponsable=Responsablede l’Enregistrement déclencheur
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Mettre à jour le statut du prospect d’origine
Ajoutez une action Mettre à jour l’enregistrement. Choisissez la Table des prospects comme Table cible, utilisez l’ID de l’Enregistrement déclencheur comme ID d’Enregistrement, puis définissez
Statut sur « Converti ».Ajouter des notifications
Si un responsable commercial ou le propriétaire de l’opportunité doit être averti après la conversion, ajoutez une action Envoyer un e-mail ou une action de message d’équipe à l’Automatisation. Paramètres courants :- Destinataire : une adresse e-mail fixe ou un Champ Utilisateur de l’Enregistrement actuel.
- Objet et corps : insérez des valeurs de Champ provenant de l’Enregistrement déclencheur, telles que le nom de l’entreprise, le responsable ou la source du prospect.
Nouvelle opportunité convertie : [Nom de l’entreprise] a été convertie par [Responsable]. Merci d’assurer le suivi.
Connecter des systèmes externes
Si les opportunités converties doivent également être synchronisées avec un CRM, un système financier ou un outil interne, ajoutez une action de requête HTTP à l’Automatisation. Les requêtes HTTP fonctionnent mieux lorsque le système cible dispose d’une API stable. Avant de configurer l’action, vérifiez le point de terminaison, la méthode de requête, la méthode d’authentification et le format des Champs.Limiter les clics en double
La conversion d’un prospect ne doit généralement pas avoir lieu plus d’une fois pour le même prospect. Activez Limiter le nombre de clics dans le champ Bouton :
Une fois la limite de clics atteinte, le bouton de cet Enregistrement est désactivé.
Remarques
- La réussite de l’exécution après un clic sur le bouton dépend de l’activation et du bon fonctionnement de l’Automatisation associée.
- Chaque déclenchement réussi d’une Automatisation est comptabilisé dans le quota d’exécutions d’Automatisations de l’Espace de travail.
- Si le bouton modifie des données importantes, activez la confirmation du clic et limitez le nombre de clics.