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Ten en cuenta que toda la configuración del disparador puede realizarse en el Chat de IA. Dile a la IA qué quieres que haga el flujo de trabajo y se encargará del resto.
Este disparador se ejecuta según la programación que definas: desde cada pocos minutos hasta una vez al mes, o en una única ejecución.

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Crear con IA

Abre el Chat de IA en la barra lateral derecha de tu Tabla y describe lo que quieres. La IA se encarga de todo: elige el disparador adecuado, asigna los Campos pertinentes y configura automáticamente todas las acciones. Describe el objetivo una sola vez y el flujo de trabajo estará listo, sin necesidad de configuración manual. Ejemplo: “Cada lunes a las 9:00, envíame por correo electrónico una lista de las tareas vencidas”.

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Configuración

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Opciones de frecuencia

Usa -1 como día del mes para seleccionar el último día del mes, independientemente de que tenga 28, 30 o 31 días.

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Cómo configurarlo

  1. Abre tu Automatización y añade un disparador nuevo.
  2. Selecciona A la hora programada.
  3. Establece la Zona horaria. Esto es especialmente importante si tu equipo trabaja en varias zonas horarias: la programación se ejecuta en la zona que selecciones aquí.
  4. Elige una Frecuencia. Por ejemplo, para ejecutarla cada lunes a las 9:00:
    • Establece Frecuencia en Semanas.
    • Establece el intervalo en 1 (cada 1 semana).
    • Marca Lunes en el selector de días de la semana.
    • Establece la hora del disparador en 09:00.
  5. Establece una Hora de inicio (momento en que se activa la programación).
  6. (Opcional) Establece una Hora de finalización si quieres que la programación caduque.
  7. Guarda y activa la Automatización.
  8. Como no hay datos de ningún Registro, la primera acción suele ser un paso Obtener Registros para cargar los datos que necesitas.

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Ejemplo concreto: informe semanal del lunes por la mañana

Objetivo: cada lunes a las 9:00, obtener todas las tareas que vencen esa semana y enviar un correo electrónico con un resumen.
  1. Disparador: A la hora programada — Semanas, cada 1 semana, lunes, 09:00, tu zona horaria.
  2. Acción 1: Obtener Registros — de la Tabla Tareas, filtro: Fecha de vencimiento está dentro de esta semana.
  3. Acción 2: Enviar correo electrónico — a tu equipo, con las tareas recuperadas enumeradas en el cuerpo.

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Programaciones de una sola vez

Cuando seleccionas la frecuencia Una vez, la Automatización se activa una vez en la fecha y hora especificadas y después se desactiva automáticamente. Esto resulta útil para:
  • Un recordatorio para realizar un seguimiento en una fecha concreta.
  • Una acción aplazada que solo debe ocurrir una vez (p. ej., enviar el anuncio de un lanzamiento en una fecha futura).
  • Una campaña de duración limitada que se activa una sola vez.
Después de que se active un disparador de una sola vez, la Automatización aparecerá como inactiva. Puedes reactivarla con una hora nueva si es necesario.

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Cuándo usarlo

  • Generar un informe de resumen diario. Ejecútalo todos los días a las 8:00, obtén todos los Registros actualizados ayer y envía un resumen por correo electrónico.
  • Crear tareas periódicas cada lunes. Ejecútalo semanalmente y crea Registros en tu Tabla de tareas para la semana nueva.
  • Enviar recordatorios mensuales de facturas. Ejecútalo el primer día de cada mes, busca las facturas sin pagar y envía correos de recordatorio.
  • Limpiar Registros obsoletos. Ejecútalo a diario, busca Registros con más de 90 días y estado «Borrador», y archívalos o elimínalos.
  • Sincronizar datos según una programación. Ejecútalo cada hora para enviar los Registros actualizados a una API externa.
Los disparadores programados no están vinculados a ningún Registro, por lo que los pasos posteriores no disponen de datos de Registros. Si necesitas procesar Registros, añade una acción Obtener Registros como primer paso y usa filtros para seleccionar los Registros que necesitas.

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Consejos

  • Como los disparadores programados no tienen un «Registro actual», no puedes hacer referencia a los datos del disparador en las acciones como lo harías con los disparadores basados en Registros. Empieza siempre con una acción Obtener Registros si necesitas datos.
  • Presta atención a las zonas horarias, especialmente en equipos que trabajan en varias regiones. El ajuste de zona horaria del disparador determina cuándo se activa, no la hora local de quien lo visualiza.
  • Para programaciones de alta frecuencia (cada pocos minutos), procura que el flujo de trabajo sea ligero para evitar que las ejecuciones se solapen.
  • Si tu Automatización depende del tiempo (p. ej., debe ejecutarse antes de una reunión diaria), prográmala unos minutos antes para dejar tiempo suficiente para el procesamiento.
  • El truco del día del mes -1 resulta útil para informes o procesos de fin de mes. Usar -1 significa «último día del mes», por lo que se activa correctamente el 31 de enero, el 28 (o 29) de febrero, el 31 de marzo, etc.

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Última modificación el 4 de septiembre de 2026