Ten en cuenta que toda la configuración del disparador puede realizarse en el Chat de IA. Dile a la IA qué quieres que haga el flujo de trabajo y se encargará del resto.
Crear con IA
Abre el Chat de IA en la barra lateral derecha de tu Tabla y describe lo que quieres.
La IA se encarga de todo: elige el disparador adecuado, asigna los Campos pertinentes y configura automáticamente todas las acciones.
Describe el objetivo una sola vez y el flujo de trabajo estará listo, sin necesidad de configuración manual.
Ejemplo: “Cuando cambie el Campo de estado, envía un correo electrónico al responsable”.
Configuración
Cómo configurarlo
- Abre tu Automatización y añade un disparador nuevo.
- Selecciona Cuando se actualiza un Registro.
- Elige la Tabla que quieres supervisar.
- En Campos supervisados, selecciona uno o varios Campos específicos. Por ejemplo, elige solo «Estado» si quieres reaccionar a los cambios de estado.
- (Opcional) Añade un Filtro para limitar aún más las actualizaciones que activan el disparador. Por ejemplo,
Estado es igual a Hecho solo activará el flujo cuando el estado de un Registro cambie a «Hecho».
- Guarda y activa la Automatización.
- Añade los pasos de acción. Haz clic en + en cualquier Campo de acción para insertar valores del Registro actualizado.
Comprender los Campos supervisados
El ajuste Campos supervisados es la parte más importante de este disparador:
- Campos específicos (recomendado): selecciona únicamente los Campos que te interesan. El disparador solo se activa cuando cambia alguno de ellos. Se ignoran todas las demás modificaciones del Registro.
- Todos los Campos: el disparador se activa cuando cambia cualquier Campo del Registro. Esto incluye Campos calculados, marcas de tiempo de última modificación y cambios menores que quizá no te interesen.
Por qué los Campos específicos son mejores en la mayoría de los casos:
- Reducen las ejecuciones innecesarias del disparador y, por tanto, las ejecuciones desperdiciadas de la Automatización.
- Evitan bucles accidentales (consulta la sección siguiente).
- Hacen más claro el propósito de la Automatización para cualquier persona que la lea.
Elige «Todos los Campos» únicamente cuando necesites reaccionar realmente a todos los cambios posibles; por ejemplo, para crear un registro de auditoría completo.
Se recomienda encarecidamente seleccionar Campos supervisados específicos. Seleccionar «Todos los Campos» puede hacer que el flujo de trabajo se active con modificaciones no relacionadas, desperdicie ejecuciones de la Automatización y produzca comportamientos inesperados.
Campos calculados
Los valores de Fórmula, Búsqueda, Acumulación, Búsqueda condicional y Acumulación condicional proceden de los propios cálculos de Teable, no de datos introducidos manualmente, y un nuevo cálculo solo activa este disparador cuando nombras el Campo calculado en Campos supervisados. Los cinco se comportan de la misma forma.
Esto permite reaccionar a un resultado derivado en lugar de a los datos sin procesar que lo originan. Supervisa un Campo de Fórmula Importe total y el flujo de trabajo se ejecutará cada vez que cambie realmente el total, con independencia de cuál de los Campos subyacentes haya cambiado. Supervisa una Acumulación de tareas enlazadas y el flujo de trabajo se ejecutará cuando cambie el valor acumulado, incluso si el cambio procede de una modificación en la Tabla enlazada.
Error habitual: bucles de actualización
Si tu flujo de trabajo incluye una acción Actualizar Registro que escribe en la misma Tabla y actualiza un Campo supervisado, el disparador volverá a activarse y creará un bucle infinito.
- Un Campo cambia → se activa el disparador.
- La Automatización actualiza otro Campo del mismo Registro → el disparador vuelve a activarse.
- El proceso se repite indefinidamente.
Cómo evitarlo:
- Supervisa únicamente Campos específicos y asegúrate de que la acción Actualizar Registro escriba en Campos distintos de los supervisados.
- Usa una condición de filtro para detener el bucle. Por ejemplo, activa el flujo únicamente cuando
Estado no sea igual a Procesado y haz que la acción establezca Estado en Procesado.
- Si la acción debe actualizar el mismo Campo, considera usar en su lugar el disparador Cuando un Registro cumple las condiciones, que solo se activa durante las transiciones.
Cuándo usarlo
- Sincronizar cambios de precio con un sistema externo. Supervisa el Campo «Precio». Cuando cambie, envía una solicitud HTTP para actualizar el precio en tu plataforma de comercio electrónico.
- Enviar una notificación cuando cambie el estado de una tarea. Supervisa el Campo «Estado». Cuando una tarea pase a «Bloqueada» o «Hecha», notifica al responsable o al gestor.
- Registrar cambios de Campos para auditorías. Supervisa «Todos los Campos» y crea un Registro en una Tabla de auditoría con los valores anteriores y nuevos.
- Actualizar un Registro enlazado cuando cambie uno principal. Supervisa los Campos clave de un Registro de proyecto. Cuando cambie la fecha límite del proyecto, actualiza todas las tareas enlazadas.
- Activar un nuevo cálculo en otro sistema. Supervisa Campos numéricos como «Cantidad» o «Precio unitario». Cuando cambien, llama a una API para volver a calcular los totales.
Consejos
- Empieza con Campos supervisados específicos. Siempre puedes añadir más si descubres que faltan eventos.
- El filtro se evalúa después de la actualización. Esto significa que comprueba los valores nuevos del Registro, no los anteriores.
- Este disparador no indica cuál era el valor anterior, solo cómo es el Registro ahora. Si necesitas comparar los valores anteriores y posteriores, considera mantener un Campo «Valor anterior» que actualice la Automatización.
- El disparador se activa una vez por cada operación de guardado, aunque cambien varios Campos supervisados en la misma modificación.
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