- Se crea un Registro nuevo que ya cumple el filtro.
- Se modifica un Registro existente y pasa de no cumplir el filtro a cumplirlo.
Crear con IA
Abre el Chat de IA en la barra lateral derecha de tu Tabla y describe lo que quieres. La IA se encarga de todo: elige el disparador adecuado, asigna los Campos pertinentes y configura automáticamente todas las acciones. Describe el objetivo una sola vez y el flujo de trabajo estará listo, sin necesidad de configuración manual. Ejemplo: “Cuando una tarea se venza, envíame un correo electrónico”.Configuración
Cómo configurarlo
- Abre tu Automatización y añade un disparador nuevo.
- Selecciona Cuando un Registro cumple las condiciones.
- Elige la Tabla que quieres supervisar.
- Haz clic en Añadir filtro para definir las condiciones. Por ejemplo:
Estadoes igual aVencidooImportees mayor que10000. - Puedes combinar varias condiciones con lógica Y/O, igual que en los filtros de las Vistas.
- Guarda y activa la Automatización.
- Pruébala creando un Registro que cumpla las condiciones o modificando uno existente para que pase de no cumplir el filtro a cumplirlo. La Automatización debería activarse una vez.
¿En qué se diferencia de «Cuando se actualiza un Registro»?
Es fácil confundir estos dos disparadores. Esta es la diferencia principal:- Cuando se actualiza un Registro se activa cada vez que cambia un Campo supervisado, con independencia de cuál sea el valor nuevo. Si supervisas el Campo «Estado», se activa tanto si Estado cambia a «En curso» como a «Hecho» o cualquier otro valor.
- Cuando un Registro cumple las condiciones solo se activa cuando un Registro cruza el límite entre «no cumple» y «cumple» el filtro. No se activa con cada modificación, sino únicamente durante la transición.
Si quieres ejecutar una acción cada vez que se modifica un Registro, usa el disparador Cuando se actualiza un Registro. Si solo quieres ejecutar una acción una vez, cuando un Registro cumpla por primera vez una condición específica, usa este disparador.
Cuándo usarlo
- Avisar cuando venza un pedido. Establece el filtro en
Fecha de vencimientoes anterior a hoy yEstadono esEnviado. La Automatización se activa una vez cuando el pedido cumple las condiciones por primera vez. - Escalar un ticket de soporte cuando la prioridad cambie a urgente. Filtro:
Prioridades igual aUrgente. Solo se activa cuando un ticket pasa a ser urgente por primera vez, no con las modificaciones posteriores. - Notificar a un responsable cuando una operación supere un umbral de ingresos. Filtro:
Valor de la operaciónes mayor que50000. Se activa una vez cuando la operación supera ese límite. - Marcar los Registros que queden incompletos. Filtro:
Campo obligatorioestá vacío. Se activa cuando un Registro que antes estaba completo pierde su valor. - Activar pasos de incorporación cuando el estado de un contacto cambie a «Activo». Filtro:
Estadoes igual aActivo. Solo se ejecuta una vez por activación.
Consejos
- Debes definir al menos una condición de filtro. Sin ella, el disparador no tiene nada que evaluar.
- El disparador comprueba la transición en el momento en que se guarda un Registro. No se activa de forma retroactiva para los Registros que ya cumplían las condiciones antes de crear la Automatización.
- Los Registros creados después de la activación también se comparan con el filtro. Si los valores iniciales coinciden, el flujo de trabajo puede activarse inmediatamente.
- Combina este disparador con una acción Enviar correo electrónico o Actualizar Registro para crear flujos de trabajo eficaces basados en cambios de estado sin escribir código.
Contenido relacionado
- Cuando se actualiza un Registro — se activa con cualquier cambio de Campo, no solo durante las transiciones
- Cuando se crea un Registro — se activa cuando se añaden Registros nuevos
- Enviar correo electrónico