Nota: puoi configurare tutti i trigger in AI Chat. Spiega all’IA cosa deve fare il workflow e si occuperà del resto.
Creare con l’IA
Apri AI Chat nella barra laterale destra della Tabella e descrivi ciò che desideri.
L’IA si occupa di tutto: sceglie il trigger corretto, mappa i Campi pertinenti e configura automaticamente tutte le azioni.
Descrivi l’obiettivo una sola volta e il workflow è pronto, senza alcuna configurazione manuale.
Esempio: “Quando faccio clic sul pulsante Approva, aggiorna lo stato e avvisa il team.”
Configurazione
Come creare un Campo pulsante
Prima di poter utilizzare questo trigger, devi creare un Campo Pulsante nella Tabella:
- Apri la Tabella in cui vuoi inserire il pulsante.
- Fai clic su + per aggiungere un nuovo Campo.
- Nel menu del tipo di Campo, vai ad Avanzato e seleziona Pulsante.
- Assegna un nome al Campo (ad esempio, “Approva”, “Invia fattura”, “Esporta”).
- Salva il Campo. In ogni riga della colonna verrà visualizzato un pulsante su cui è possibile fare clic.
Come configurarlo
- Apri l’Automazione e aggiungi un nuovo trigger.
- Seleziona Quando viene fatto clic su un pulsante.
- Scegli la Tabella che contiene il Campo pulsante.
- In Campi monitorati, seleziona il Campo pulsante da monitorare. Se necessario, puoi selezionare più Campi pulsante.
- (Facoltativo) Aggiungi un Filtro per limitare le righe che possono attivare l’Automazione. Ad esempio,
Stato diverso da Completato impedirà l’attivazione tramite pulsante per i Record già completati.
- Salva e attiva l’Automazione.
- Aggiungi i passaggi delle azioni. Fai clic su + in qualsiasi Campo di un’azione per inserire i dati della riga su cui è stato fatto clic.
Dati disponibili per i passaggi successivi
Quando viene fatto clic su un pulsante, il trigger fornisce:
- ID Record — l’identificatore univoco della riga in cui è stato fatto clic sul pulsante.
- Tutti i valori dei Campi — ogni Campo della riga selezionata è disponibile come variabile. Sono inclusi testo, numeri, date, Record collegati, allegati e altro ancora.
Puoi quindi utilizzare i dati della riga per compilare email, aggiornare altri Record o inviare dati ad API esterne, tutto in base alla riga specifica selezionata dall’utente.
Quando utilizzarlo
- Workflow di approvazione con un clic. Aggiungi un pulsante “Approva” a ogni riga. Quando viene selezionato, aggiorna lo stato in “Approvato” e invia una notifica al richiedente.
- Generare un report o un documento su richiesta. Un pulsante “Genera report” attiva un’azione IA o una richiesta HTTP per creare un PDF o un riepilogo per quel Record specifico.
- Inviare un Record a un sistema esterno. Un pulsante “Sincronizza con il CRM” invia i dati della riga a Salesforce, HubSpot o un’altra piattaforma tramite una richiesta HTTP.
- Inviare un’email personalizzata. Un pulsante “Invia promemoria” compone e invia un’email usando le informazioni di contatto e i dettagli pertinenti della riga.
- Attivare un passaggio di revisione manuale. Un pulsante “Contrassegna per la revisione” contrassegna il Record e avvisa un responsabile, offrendo alle persone il controllo esplicito sugli elementi da inoltrare.
Suggerimenti
- Il Campo pulsante non memorizza dati: è soltanto un meccanismo di attivazione. Nella cella non vedrai un valore, ma solo un pulsante su cui fare clic.
- Se una Tabella contiene più Campi pulsante, puoi creare Automazioni separate per ciascuno oppure utilizzare una sola Automazione che monitori più pulsanti e applichi una logica condizionale.
- Il filtro viene valutato nel momento in cui si fa clic sul pulsante. Se il Record non soddisfa il filtro, l’Automazione semplicemente non viene eseguita e l’utente non visualizza alcun errore.
- I trigger Pulsante sono ideali per i workflow in cui vuoi applicare una valutazione umana prima dell’esecuzione di un’azione, anziché affidarti a un’elaborazione completamente automatica.
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