- Viene creato un nuovo Record che soddisfa già il filtro.
- Un Record esistente viene modificato e passa dal non soddisfare il filtro al soddisfarlo.
Creare con l’IA
Apri AI Chat nella barra laterale destra della Tabella e descrivi ciò che desideri. L’IA si occupa di tutto: sceglie il trigger corretto, mappa i Campi pertinenti e configura automaticamente tutte le azioni. Descrivi l’obiettivo una sola volta e il workflow è pronto, senza alcuna configurazione manuale. Esempio: “Quando un’attività diventa scaduta, inviami un’email.”Configurazione
Come configurarlo
- Apri l’Automazione e aggiungi un nuovo trigger.
- Seleziona Quando un Record soddisfa le condizioni.
- Scegli la Tabella da monitorare.
- Fai clic su Aggiungi filtro per definire le condizioni. Ad esempio:
Statouguale aScaduto, oppureImportomaggiore di10000. - Puoi combinare più condizioni con la logica E/O, proprio come nei filtri delle Viste.
- Salva e attiva l’Automazione.
- Provala creando un Record corrispondente oppure modificando un Record esistente affinché passi dal non soddisfare il filtro al soddisfarlo. L’Automazione dovrebbe attivarsi una sola volta.
In cosa differisce da “Quando viene aggiornato un Record”?
È facile confondere questi due trigger. Ecco la differenza principale:- Quando viene aggiornato un Record si attiva ogni volta che cambia un Campo monitorato, indipendentemente dal nuovo valore. Se monitori il Campo “Stato”, il trigger si attiva quando Stato passa a “In corso”, “Completato” o qualsiasi altro valore.
- Quando un Record soddisfa le condizioni si attiva soltanto quando un Record supera il confine tra il non soddisfare e il soddisfare il filtro. Non si attiva a ogni modifica, ma soltanto durante la transizione.
Se vuoi eseguire un’azione ogni volta che un Record viene modificato, usa il trigger Quando viene aggiornato un Record. Se vuoi eseguire un’azione una sola volta, quando un Record raggiunge per la prima volta una condizione specifica, usa questo trigger.
Quando utilizzarlo
- Inviare un avviso quando un ordine diventa scaduto. Imposta il filtro su
Data di scadenzaprecedente a oggi eStatodiverso daSpedito. L’Automazione si attiva una volta quando l’ordine soddisfa per la prima volta le condizioni. - Inoltrare un ticket di assistenza quando la priorità diventa urgente. Filtro:
Prioritàuguale aUrgente. Si attiva soltanto la prima volta che un ticket diventa urgente, non per le modifiche successive. - Avvisare un responsabile quando una trattativa supera una soglia di ricavi. Filtro:
Valore trattativamaggiore di50000. Si attiva una volta quando la trattativa supera tale limite. - Contrassegnare i Record che diventano incompleti. Filtro:
Campo obbligatorioè vuoto. Si attiva quando un Record precedentemente completo perde il proprio valore. - Attivare i passaggi di onboarding quando lo stato di un contatto passa ad “Attivo”. Filtro:
Statouguale adAttivo. Viene eseguito una sola volta per ogni attivazione.
Suggerimenti
- Devi definire almeno una condizione di filtro. Senza di essa, il trigger non ha nulla da valutare.
- Il trigger controlla la transizione nel momento in cui il Record viene salvato. Non si attiva retroattivamente per i Record che soddisfacevano già le condizioni prima della creazione dell’Automazione.
- Anche i Record creati dopo l’attivazione vengono confrontati con il filtro. Se i valori iniziali corrispondono, il workflow può attivarsi immediatamente.
- Combina questo trigger con un’azione Invia email o Aggiorna Record per creare potenti workflow basati sui cambiamenti di stato senza scrivere codice.
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