Creare con l’IA
Apri AI Chat nella barra laterale destra della Tabella e descrivi ciò che desideri. L’IA si occupa di tutto: sceglie il trigger corretto, mappa i Campi pertinenti e configura automaticamente tutte le azioni. Descrivi l’obiettivo una sola volta e il workflow è pronto, senza alcuna configurazione manuale. Esempio: “Quando qualcuno invia il modulo di contatto, invia un’email di conferma.”Configurazione
Come configurarlo
- Assicurati che nella Tabella esista già una Vista modulo. In caso contrario, creane una facendo clic su + nella barra delle Viste e selezionando Modulo.
- Apri l’Automazione e aggiungi un nuovo trigger.
- Seleziona Quando viene inviato un modulo.
- Scegli la Tabella che contiene il modulo.
- Scegli la Vista Modulo da monitorare.
- Salva e attiva l’Automazione.
- Aggiungi i passaggi delle azioni. Fai clic su + in qualsiasi Campo di un’azione per fare riferimento ai dati inviati: sono disponibili tutti i Campi del modulo.
Dati disponibili per i passaggi successivi
Quando viene inviato un modulo, al workflow vengono passati i dati seguenti:- ID Record — identificatore univoco del Record appena creato.
- Tutti i valori dei Campi inviati — puoi fare riferimento a ogni Campo incluso nel modulo (testo, email, numeri, date, selezioni, allegati e così via) facendo clic su + nelle azioni successive.
L’invio del modulo crea anche un Record
È importante comprendere che, a livello dei dati, l’invio di un modulo e la creazione di un Record sono lo stesso evento. Quando qualcuno invia un modulo, viene aggiunto un nuovo Record alla Tabella. Di conseguenza:- Se nella stessa Tabella è presente anche un’Automazione Quando viene creato un Record, con l’invio del modulo si attiveranno entrambe le Automazioni.
- Per evitare un’elaborazione duplicata, usa esclusivamente il trigger Modulo inviato oppure aggiungi al trigger Record creato un filtro che escluda i Record provenienti dai moduli.
L’invio di un modulo equivale essenzialmente alla creazione di un Record. Se nella stessa Tabella è configurato anche un trigger “Quando viene creato un Record”, verranno eseguiti entrambi i workflow.
Quando utilizzarlo
- Inviare un’email di conferma dopo l’invio. Quando un cliente compila un modulo di contatto, inviagli automaticamente un’email di ringraziamento con i dettagli forniti.
- Classificare automaticamente con l’IA i nuovi ticket di assistenza. Usa l’azione Genera con l’IA per classificare il ticket in base alla descrizione inviata dall’utente.
- Avvisare il team delle candidature ricevute. Quando qualcuno invia un modulo di candidatura, pubblica una notifica su Slack o invia un’email al team di selezione.
- Creare Record collegati in altre Tabelle. Quando viene inviato un modulo d’ordine, crea automaticamente Record in una Tabella “Articoli dell’ordine” o “Spedizioni”.
- Convalidare e contrassegnare gli invii. Controlla se le informazioni obbligatorie sono complete o se un valore non rientra nell’intervallo previsto, quindi imposta il Campo dello stato su “Da rivedere” se qualcosa non è corretto.
Suggerimenti
- Questo trigger si attiva una volta per invio. Se la stessa persona invia due volte il modulo, si attiva due volte.
- Se devi attivare il workflow per tutti i nuovi Record, indipendentemente dall’origine (inserimento manuale, API o modulo), usa invece Quando viene creato un Record.
- Puoi avere più Automazioni che monitorano lo stesso modulo. Ad esempio, una può inviare un’email di conferma mentre un’altra crea un’attività collegata.
- Le Viste modulo rispettano le impostazioni di visibilità dei Campi. Soltanto i Campi visibili nel modulo vengono compilati dall’invio; quelli nascosti mantengono i valori predefiniti o rimangono vuoti.
Contenuti correlati
- Quando viene creato un Record — si attiva per qualsiasi nuovo Record, non soltanto per gli invii dei moduli
- Quando viene fatto clic su un pulsante — si attiva quando un utente fa clic su un Campo pulsante in una riga esistente
- Azione Invia email — spesso abbinata agli invii dei moduli per le conferme