All'orario pianificato

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Creare con l’IA

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Configurazione

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Opzioni di frequenza

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Come configurarlo

1. Apri l’Automazione e aggiungi un nuovo trigger.
2. Seleziona All’orario pianificato.
3. Imposta il Fuso orario. È particolarmente importante se il team opera in fusi orari diversi: la pianificazione viene eseguita nel fuso selezionato qui.
4. Scegli una Frequenza. Ad esempio, per eseguire il workflow ogni lunedì alle 9:00:
   • Imposta Frequenza su Settimane.
   • Imposta l’intervallo su 1 (ogni settimana).
   • Seleziona Lunedì nel selettore dei giorni della settimana.
   • Imposta l’ora di attivazione su 09:00.
5. Imposta un’Ora di inizio (il momento in cui la pianificazione diventa attiva).
6. (Facoltativo) Imposta un’Ora di fine se vuoi che la pianificazione scada.
7. Salva e attiva l’Automazione.
8. Poiché non sono disponibili dati di alcun Record, la prima azione sarà in genere un passaggio Ottieni Record per caricare i dati necessari.

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Esempio concreto: report settimanale del lunedì mattina

1. Trigger: All’orario pianificato — Settimane, ogni settimana, lunedì, 09:00, nel tuo fuso orario.
2. Azione 1: Ottieni Record — dalla Tabella Attività, filtro: Data di scadenza rientra nella settimana corrente.
3. Azione 2: Invia email — al team, elencando nel corpo le attività recuperate.

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Pianificazioni una tantum

• Un promemoria per ricontattare qualcuno in una data specifica.
• Un’azione ritardata che deve essere eseguita una sola volta (ad esempio, inviare l’annuncio di un lancio in una data futura).
• Una campagna a tempo limitato che si attiva una sola volta.

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Quando utilizzarlo

• Generare un report di riepilogo giornaliero. Esegui il workflow ogni giorno alle 8:00, recupera tutti i Record aggiornati il giorno precedente e invia un riepilogo via email.
• Creare attività ricorrenti ogni lunedì. Esegui il workflow ogni settimana e crea nella Tabella delle attività i Record per la nuova settimana.
• Inviare promemoria mensili per le fatture. Esegui il workflow il primo giorno di ogni mese, trova le fatture non pagate e invia email di promemoria.
• Eliminare i Record obsoleti. Esegui il workflow ogni giorno, trova i Record più vecchi di 90 giorni con stato “Bozza” e archiviali o eliminali.
• Sincronizzare i dati in base a una pianificazione. Esegui il workflow ogni ora per inviare i Record aggiornati a un’API esterna.

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Suggerimenti

• Poiché i trigger pianificati non hanno un “Record corrente”, nelle azioni non puoi fare riferimento ai dati del trigger come avviene per i trigger basati sui Record. Se ti servono dati, inizia sempre con un’azione Ottieni Record.
• Presta attenzione ai fusi orari, soprattutto se il team opera in regioni diverse. L’impostazione del fuso orario del trigger determina quando viene eseguito, non l’ora locale di chi lo visualizza.
• Per pianificazioni ad alta frequenza (ogni pochi minuti), mantieni il workflow leggero per evitare sovrapposizioni tra le esecuzioni.
• Se l’Automazione è sensibile agli orari (ad esempio, deve essere eseguita prima di una riunione giornaliera), pianificala qualche minuto prima per lasciare il tempo necessario all’elaborazione.
• Il valore -1 per il giorno del mese è utile per report o processi di fine mese. Usare -1 significa “ultimo giorno del mese”, quindi il trigger verrà eseguito correttamente il 31 gennaio, il 28 (o 29) febbraio, il 31 marzo e così via.

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Contenuti correlati

• Azione Ottieni Record — in genere il primo passaggio dopo un trigger pianificato
• Azione Invia email — spesso abbinata alle pianificazioni per le notifiche periodiche
• Azione Ciclo (batch) — utile per elaborare l’array di Record restituito da Ottieni Record