Nota: puoi configurare tutti i trigger in AI Chat. Spiega all’IA cosa deve fare il workflow e si occuperà del resto.
Creare con l’IA
Apri AI Chat nella barra laterale destra della Tabella e descrivi ciò che desideri.
L’IA si occupa di tutto: sceglie il trigger corretto, mappa i Campi pertinenti e configura automaticamente tutte le azioni.
Descrivi l’obiettivo una sola volta e il workflow è pronto, senza alcuna configurazione manuale.
Esempio: “Quando cambia il Campo dello stato, invia un’email all’assegnatario.”
Configurazione
Come configurarlo
- Apri l’Automazione e aggiungi un nuovo trigger.
- Seleziona Quando viene aggiornato un Record.
- Scegli la Tabella da monitorare.
- In Campi monitorati, seleziona uno o più Campi specifici. Ad esempio, scegli soltanto “Stato” se vuoi reagire alle modifiche dello stato.
- (Facoltativo) Aggiungi un Filtro per limitare ulteriormente gli aggiornamenti che attivano il trigger. Ad esempio,
Stato uguale a Completato attiverà il workflow soltanto quando lo stato di un Record passa a “Completato”.
- Salva e attiva l’Automazione.
- Aggiungi i passaggi delle azioni. Fai clic su + in qualsiasi Campo di un’azione per inserire valori provenienti dal Record aggiornato.
Comprendere i Campi monitorati
L’impostazione Campi monitorati è la parte più importante di questo trigger:
- Campi specifici (consigliato): seleziona soltanto i Campi che ti interessano. Il trigger si attiva esclusivamente quando cambia uno di questi Campi. Tutte le altre modifiche apportate al Record vengono ignorate.
- Tutti i Campi: il trigger si attiva ogni volta che cambia qualsiasi Campo del Record. Sono inclusi i Campi calcolati, i timestamp dell’ultima modifica e le modifiche minori che potrebbero non interessarti.
Perché nella maggior parte dei casi è preferibile scegliere Campi specifici:
- Riduce le esecuzioni non necessarie dei trigger e, di conseguenza, lo spreco di esecuzioni delle Automazioni.
- Previene i cicli accidentali (vedi sotto).
- Rende più chiaro lo scopo dell’Automazione a chiunque la consulti.
Scegli “Tutti i Campi” soltanto quando devi realmente reagire a ogni possibile modifica, ad esempio per un log di controllo completo.
È vivamente consigliato selezionare Campi monitorati specifici. Se selezioni “Tutti i Campi”, il workflow potrebbe attivarsi a causa di modifiche non correlate, sprecare esecuzioni delle Automazioni e produrre comportamenti imprevisti.
Campi calcolati
I valori di Formula, Lookup, Rollup, Lookup condizionale e Rollup condizionale derivano dai calcoli di Teable anziché dall’immissione manuale; un ricalcolo attiva questo trigger soltanto se indichi il Campo calcolato in Campi monitorati. Tutti e cinque funzionano allo stesso modo.
In questo modo puoi reagire a un risultato derivato anziché agli input non elaborati da cui proviene. Monitora un Campo Formula Importo totale e il workflow viene eseguito ogni volta che il totale cambia realmente, indipendentemente dal Campo sottostante che è stato modificato. Monitora il Rollup delle attività collegate e il workflow viene eseguito quando cambia il valore aggregato, anche se la modifica deriva da un aggiornamento nella Tabella collegata.
Errore comune: cicli di aggiornamento
Se il workflow include un’azione Aggiorna Record che scrive nella stessa Tabella e aggiorna un Campo monitorato, il trigger si attiverà nuovamente, creando un ciclo infinito.
- Un Campo cambia → il trigger si attiva.
- L’Automazione aggiorna un altro Campo dello stesso Record → il trigger si attiva nuovamente.
- Il processo si ripete all’infinito.
Come evitarlo:
- Monitora soltanto Campi specifici e assicurati che l’azione Aggiorna Record scriva in Campi diversi da quelli monitorati.
- Usa una condizione di filtro per interrompere il ciclo. Ad esempio, attiva il workflow soltanto quando
Stato è diverso da Elaborato e configura l’azione affinché imposti Stato su Elaborato.
- Se l’azione deve aggiornare lo stesso Campo, valuta invece l’uso del trigger Quando un Record soddisfa le condizioni, che si attiva soltanto durante le transizioni.
Quando utilizzarlo
- Sincronizzare le variazioni di prezzo con un sistema esterno. Monitora il Campo “Prezzo”. Quando cambia, invia una richiesta HTTP per aggiornare il prezzo nella piattaforma di e-commerce.
- Inviare una notifica quando cambia lo stato di un’attività. Monitora il Campo “Stato”. Quando un’attività passa a “Bloccata” o “Completata”, avvisa l’assegnatario o il responsabile.
- Registrare le modifiche dei Campi per i controlli. Monitora “Tutti i Campi” e crea un Record in una Tabella del log di controllo con i valori precedenti e nuovi.
- Aggiornare un Record collegato quando cambia il Record principale. Monitora i Campi chiave di un Record di progetto. Quando cambia la scadenza del progetto, aggiorna tutte le attività collegate.
- Attivare un ricalcolo in un altro sistema. Monitora Campi numerici come “Quantità” o “Prezzo unitario”. Quando cambiano, chiama un’API per ricalcolare i totali.
Suggerimenti
- Inizia con Campi monitorati specifici. Se scopri che mancano alcuni eventi, puoi sempre aggiungerne altri in seguito.
- Il filtro viene valutato dopo l’aggiornamento. Ciò significa che controlla i nuovi valori del Record, non quelli precedenti.
- Questo trigger non indica il valore precedente, ma soltanto l’aspetto attuale del Record. Se devi eseguire un confronto prima/dopo, valuta di mantenere un Campo “Valore precedente” aggiornato dall’Automazione.
- Il trigger si attiva una volta per ogni salvataggio, anche se nella stessa modifica cambiano più Campi monitorati.
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