AI ile oluşturma
Tablonuzun sağ kenar çubuğunda AI Chat’i açın ve ne istediğinizi açıklayın. AI her şeyi halleder: doğru tetikleyiciyi seçer, ilgili alanları eşler ve tüm eylemleri otomatik olarak yapılandırır. Hedefinizi bir kez açıklayın; iş akışınız elle yapılandırma gerektirmeden hazır olur. Örnek: “Her pazartesi saat 09.00’da vadesi geçmiş görevlerin listesini bana e-postayla gönder.”Yapılandırma
Sıklık seçenekleri
Ayın 28, 30 veya 31 gün sürmesinden bağımsız olarak son gününü hedeflemek için ayın günü olarak -1 kullanın.
Nasıl yapılandırılır?
- Otomasyonunuzu açıp yeni bir tetikleyici ekleyin.
- Zamanlanan saatte seçeneğini belirleyin.
- Saat Dilimini ayarlayın. Ekibiniz birden fazla saat diliminde çalışıyorsa bu özellikle önemlidir; zamanlama burada seçtiğiniz dilimde çalışır.
- Bir Sıklık seçin. Örneğin her pazartesi saat 09.00’da çalıştırmak için:
- Sıklığı Hafta olarak ayarlayın.
- Aralığı 1 (her 1 haftada bir) olarak ayarlayın.
- Haftanın günü seçicisinde Pazartesi’yi işaretleyin.
- Tetikleme saatini 09.00 olarak ayarlayın.
- Bir Başlangıç Zamanı (zamanlamanın etkinleşeceği zaman) belirleyin.
- (İsteğe bağlı) Zamanlamanın sona ermesini istiyorsanız bir Bitiş Zamanı belirleyin.
- Otomasyonu kaydedip etkinleştirin.
- Kayıt verisi olmadığından ilk eyleminiz genellikle ihtiyaç duyduğunuz verileri yükleyen bir Kayıtları Getir adımı olacaktır.
Somut örnek: haftalık pazartesi sabahı raporu
Hedef: Her pazartesi saat 09.00’da bu hafta tamamlanması gereken tüm görevleri alıp özet e-postası gönderin.- Tetikleyici: Zamanlanan saatte — Hafta, her 1 haftada bir, Pazartesi, 09.00, kendi saat diliminiz.
- 1. Eylem: Kayıtları Getir — Görevler tablosundan; filtre: Son Tarih bu hafta aralığındadır.
- 2. Eylem: E-posta Gönder — ekibinize; alınan görevler gövdede listelenir.
Tek seferlik zamanlamalar
Tek sefer sıklığını seçtiğinizde otomasyon belirtilen tarih ve saatte bir kez çalışır, ardından kendisini otomatik olarak devre dışı bırakır. Şu durumlarda kullanışlıdır:- Belirli bir tarihte takip için hatırlatma.
- Bir kez gerçekleşmesi gereken gecikmeli bir eylem (ör. gelecekteki bir tarihte lansman duyurusu gönderme).
- Yalnızca bir kez tetiklenen, süre sınırlı bir kampanya.
Ne zaman kullanılır?
- Günlük özet raporu oluşturun. Her gün saat 08.00’de çalıştırın, dün güncellenen tüm kayıtları alın ve özeti e-postayla gönderin.
- Her pazartesi yinelenen görevler oluşturun. Haftalık çalıştırın ve yeni hafta için görev tablonuzda kayıtlar oluşturun.
- Aylık fatura hatırlatmaları gönderin. Her ayın ilk günü çalıştırın, ödenmemiş faturaları bulun ve hatırlatma e-postaları gönderin.
- Eski kayıtları temizleyin. Her gün çalıştırın, “Taslak” durumunda olan ve 90 günden eski kayıtları bulup arşivleyin veya silin.
- Verileri zamanlamayla eşitleyin. Güncellenen kayıtları harici bir API’ye aktarmak için her saat çalıştırın.
İpuçları
- Zamanlama tetikleyicilerinde “geçerli kayıt” olmadığından kayıt tabanlı tetikleyicilerde olduğu gibi eylemlerde tetikleyici verilerine başvuramazsınız. Veriye ihtiyacınız varsa her zaman bir Kayıtları Getir eylemiyle başlayın.
- Özellikle farklı bölgelerde çalışan ekiplerde saat dilimlerine dikkat edin. Tetikleyicinin ne zaman çalışacağını görüntüleyenin yerel saati değil, tetikleyicideki saat dilimi ayarı belirler.
- Yüksek sıklıklı zamanlamalarda (birkaç dakikada bir) çalıştırmaların çakışmasını önlemek için iş akışınızı hafif tutun.
- Otomasyonunuz zamana duyarlıysa (ör. günlük toplantıdan önce çalışması gerekiyorsa) işlem süresine olanak tanımak için birkaç dakika erkene ayarlayın.
- Ayın günü için -1 kullanma yöntemi ay sonu raporları veya işlemleri için kullanışlıdır. -1, “ayın son günü” anlamına gelir; dolayısıyla 31 Ocak, 28 (veya 29) Şubat, 31 Mart vb. tarihlerde doğru şekilde çalışır.
İlgili konular
- Kayıtları getir eylemi — genellikle zamanlama tetikleyicisinden sonraki ilk adımdır
- E-posta gönder eylemi — dönemsel bildirimler için zamanlamalarla yaygın olarak kullanılır
- Döngü (toplu) eylemi — Kayıtları Getir’in döndürdüğü kayıt dizisini işlemek için kullanışlıdır