حالات الاستخدام
مثال: تحويل عميل محتمل إلى فرصة
في جدول CRM، ينقر مندوب المبيعات على زر “تحويل إلى فرصة” بعد أن يقرر أن العميل المحتمل جاهز. تُكمل الأتمتة إجراءين:- إنشاء سجل جديد في جدول الفرص يتضمن معلومات أساسية مثل الشركة وجهة الاتصال.
- تحديث حالة العميل المحتمل الأصلي في جدول العملاء المحتملين إلى “تم التحويل”.
إعداد الجداول
يستخدم هذا المثال جدولين:إنشاء حقل الزر
أضف حقل زر في جدول العملاء المحتملين:1
اختيار نوع الحقل
أنشئ حقلًا واختر زر بوصفه نوع الحقل.
2
تعيين نص الزر
عيّن نص الزر إلى “تحويل إلى فرصة” واختر لونًا يسهل التعرّف عليه.
3
تمكين تأكيد النقر
لتجنب النقرات العرضية، مكّن التأكيد قبل النقر واملأ عنوان مربع الحوار والرسالة ونص زر التأكيد.
إعداد إجراءات الأتمتة
بعد إنشاء حقل الزر، أعدّ الأتمتة التي تُشغّل عند النقر على الزر.1
إنشاء أتمتة
في إعدادات حقل الزر، انقر على أتمتة مخصصة وأنشئ سير عمل.
2
إنشاء سجل فرصة
أضف إجراء إنشاء سجل واختر جدول الفرص بوصفه الجدول المستهدف.
3
ربط الحقول
اكتب حقول العميل المحتمل الأساسية في الفرصة الجديدة. على سبيل المثال:
اسم الفرصة=اسم الشركةمن السجل المشغِّلالعميل المرتبط=جهة الاتصالمن السجل المشغِّلالمالك=المالكمن السجل المشغِّل
4
تحديث حالة العميل المحتمل الأصلي
أضف إجراء تحديث سجل. اختر جدول العملاء المحتملين بوصفه الجدول المستهدف، واستخدم معرّف السجل المشغِّل بوصفه معرّف السجل، ثم حدّث
الحالة إلى “تم التحويل”.إضافة الإشعارات
إذا كان مدير المبيعات أو مالك الفرصة بحاجة إلى إشعار بعد التحويل، فأضف إجراء إرسال بريد إلكتروني أو إجراء رسالة فريق إلى الأتمتة. الإعدادات الشائعة:- المستلم: عنوان بريد إلكتروني ثابت، أو حقل مستخدم من السجل الحالي.
- الموضوع والنص: أدرج قيم الحقول من السجل المشغِّل، مثل اسم الشركة أو المالك أو مصدر العميل المحتمل.
تم تحويل فرصة جديدة: حوّل [المالك] [اسم الشركة]. يُرجى المتابعة.
ربط الأنظمة الخارجية
إذا كانت الفرص المحوّلة تحتاج أيضًا إلى المزامنة مع نظام CRM أو نظام مالي أو أداة داخلية، فأضف إجراء طلب HTTP إلى الأتمتة. تعمل طلبات HTTP على أفضل وجه عندما يكون للنظام المستهدف واجهة API مستقرة. قبل إعداد الإجراء، تأكد من نقطة النهاية وطريقة الطلب وطريقة المصادقة وتنسيق الحقول.الحد من النقرات المكررة
ينبغي عادةً ألا يحدث تحويل العميل المحتمل أكثر من مرة للعميل المحتمل نفسه. مكّن تحديد عدد النقرات في حقل الزر:
بعد بلوغ حد النقرات، يصبح الزر في ذلك السجل معطلًا.
ملاحظات
- يعتمد نجاح تشغيل نقرة الزر على تمكين الأتمتة المرتبطة وعملها بصورة صحيحة.
- يُحتسب كل تشغيل ناجح للأتمتة ضمن حصة تشغيل عمليات الأتمتة في مساحة العمل.
- إذا كان الزر يغيّر بيانات مهمة، فمكّن تأكيد النقر وحدد عدد النقرات.