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Wir empfehlen dringend, Automatisierungen mit „Skript ausführen“ zu erstellen, da diese Funktion alle Aktionsarten abdecken kann – auch solche, die andernfalls manuell erstellt werden müssten. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen einfach im KI-Chat.Bitte beachten Sie: Wenn Sie Aktionen manuell hinzufügen, kann die KI sie später weder erkennen noch ändern.

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Mit KI erstellen

Öffnen Sie den KI-Chat in der rechten Seitenleiste Ihrer Tabelle und beschreiben Sie, was Sie erreichen möchten. Die KI übernimmt alles: Sie wählt den richtigen Auslöser und die passenden Aktionen aus, ordnet die Felder zu und konfiguriert den gesamten Workflow automatisch. Beschreiben Sie Ihr Ziel einmal, und der Workflow ist einsatzbereit – eine manuelle Einrichtung ist nicht erforderlich. Aktualisiert ein oder mehrere Felder in einem vorhandenen Datensatz. Nur die von Ihnen zugeordneten Felder ändern sich – alle anderen bleiben unverändert.

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Konfiguration

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Einrichtung

  1. Fügen Sie Ihrem Workflow die Aktion Datensatz aktualisieren hinzu.
  2. Wählen Sie die Tabelle, die den zu ändernden Datensatz enthält.
  3. Legen Sie die Datensatz-ID fest. Klicken Sie auf +, um eine dynamische Variable einzufügen:
    • Von einem Datensatzauslöser (erstellt, aktualisiert, Schaltfläche angeklickt): Der Auslöser stellt die Datensatz-ID direkt bereit.
    • Von einer Aktion Datensätze abrufen: Verweisen Sie auf die Datensatz-ID in den abgerufenen Ergebnissen.
    • Sie können auch eine feste Datensatz-ID eingeben oder eine durch Kommas getrennte Liste verwenden, um mehrere Datensätze gleichzeitig zu aktualisieren (z. B. rec123,rec456,rec789).
  4. Ordnen Sie die zu ändernden Felder zu. Für jedes Feld:
    • Statischer Wert: Geben Sie den neuen Wert direkt ein.
    • Dynamischer Wert: Klicken Sie auf +, um einen Wert aus einem vorherigen Schritt einzufügen.
  5. Lassen Sie Felder, die Sie nicht ändern möchten, ohne Zuordnung – sie behalten ihre aktuellen Werte.
  6. Speichern Sie die Aktion.

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Datensatz-ID ermitteln

Die Datensatz-ID ist die zentrale Information, die diese Aktion benötigt. Abhängig von Ihrem Auslöser finden Sie sie hier:
Möchten Sie mehrere Datensätze gleichzeitig aktualisieren? Sie können durch Kommas getrennte Datensatz-IDs übergeben oder Schleife (Stapelverarbeitung) mit dem Ergebnis von „Datensätze abrufen“ verwenden, um Datensätze massenhaft zu aktualisieren.

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Teilaktualisierungen

Diese Aktion führt eine Teilaktualisierung durch. Das bedeutet:
  • Zugeordnete Felder werden mit den von Ihnen angegebenen neuen Werten überschrieben.
  • Nicht zugeordnete Felder bleiben exakt unverändert.
Sie müssen nicht alle Feldwerte erneut senden – nur diejenigen, die Sie ändern möchten. Das ist sicher und effizient.

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Warnung: Auslöserschleifen

Wenn Ihr Workflow den Auslöser „Wenn Datensatz aktualisiert wird“ verwendet und ein nachfolgender Schritt dieselben überwachten Felder in derselben Tabelle aktualisiert, wird der Workflow erneut ausgelöst und erzeugt eine Endlosschleife.
Wenn Ihre Automatisierung durch Wenn Datensatz aktualisiert wird ausgelöst wird und die Aktion „Datensatz aktualisieren“ in dieselbe Tabelle zurückschreibt, können Sie eine Endlosschleife erzeugen:
  1. Datensatz ändert sich → Auslöser wird aktiviert → Automatisierung aktualisiert den Datensatz → Auslöser wird erneut aktiviert → und so weiter.
So verhindern Sie Schleifen:
  • Überwachen Sie im Auslöser bestimmte Felder, die sich von den aktualisierten Feldern unterscheiden. Überwachen Sie beispielsweise „Status“, aktualisieren Sie jedoch „Verarbeitungsdatum“.
  • Fügen Sie dem Auslöser einen Filter hinzu. Lösen Sie beispielsweise nur aus, wenn Verarbeitet nicht true ist, und setzen Sie Verarbeitet in Ihrer Aktion auf true.
  • Verwenden Sie stattdessen Wenn Datensatz Bedingungen erfüllt, das nur bei Zustandsübergängen ausgelöst wird.

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Verwendung

  • Eine Aufgabe nach der Genehmigung als abgeschlossen markieren. Setzen Sie beim Anklicken einer Schaltfläche den Status auf „Genehmigt“ und tragen Sie das Genehmigungsdatum ein.
  • Ein Statusfeld anhand externer Ereignisse aktualisieren. Wenn ein Webhook eine Zahlung meldet, suchen Sie den Bestelldatensatz und aktualisieren seinen Status auf „Bezahlt“.
  • Bei einer Änderung einen Zeitstempel schreiben. Setzen Sie beim Aktualisieren eines Datensatzes ein Datumsfeld „Zuletzt durch Automatisierung geändert“ auf die aktuelle Uhrzeit.
  • Daten aus einem externen System zurücksynchronisieren. Schreiben Sie nach dem Aufruf einer externen API die Antwortdaten (z. B. eine Sendungsnummer) in den Datensatz zurück.
  • Datensätze im Stapel aktualisieren. Kombinieren Sie „Datensätze abrufen“ und „Schleife“, um mehrere Datensätze gleichzeitig zu aktualisieren, etwa um alle überfälligen Aufgaben als „Eskaliert“ zu markieren.

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Tipps

  • Das Aktualisieren eines Datensatzes kann weitere Automatisierungen auslösen, die dieselbe Tabelle überwachen. Beachten Sie mögliche Kaskadeneffekte.
  • Wenn Sie mehrere Datensätze über durch Kommas getrennte IDs aktualisieren, erhalten alle Datensätze dieselben Feldwerte. Verwenden Sie für unterschiedliche Werte pro Datensatz stattdessen einen Schritt Schleife.
  • Um ein Feld zu leeren, ordnen Sie ihm einen leeren Wert zu. Wenn Sie es lediglich ohne Zuordnung lassen, wird es nicht geleert.
  • Verwenden Sie Base-übergreifenden Zugriff, um Datensätze in einer Tabelle zu aktualisieren, die sich in einer anderen Base befindet.

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Zuletzt geändert am 4. September 2026