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Wir empfehlen dringend, Automatisierungen mit „Skript ausführen“ zu erstellen, da diese Funktion alle Aktionsarten abdecken kann – auch solche, die andernfalls manuell erstellt werden müssten. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen einfach im KI-Chat.Bitte beachten Sie: Wenn Sie Aktionen manuell hinzufügen, kann die KI sie später weder erkennen noch ändern.

Mit KI erstellen

Öffnen Sie den KI-Chat in der rechten Seitenleiste Ihrer Tabelle und beschreiben Sie, was Sie erreichen möchten. Die KI übernimmt alles: Sie wählt den richtigen Auslöser und die passenden Aktionen aus, ordnet die Felder zu und konfiguriert den gesamten Workflow automatisch. Beschreiben Sie Ihr Ziel einmal, und der Workflow ist einsatzbereit – eine manuelle Einrichtung ist nicht erforderlich. Diese Aktion sendet einen Prompt an ein großes Sprachmodell und gibt Text oder strukturiertes JSON zurück. Verwenden Sie sie, um Daten auf Grundlage Ihrer Datensätze zu klassifizieren, zu extrahieren, zusammenzufassen oder zu generieren.

Konfiguration

Modellfunktionen

Sie können KI-Modelle von Drittanbietern über Space → Einstellungen → Integrationen verbinden. So können Sie Modelle von OpenAI, Anthropic, Google und anderen Anbietern verwenden.

Einrichtung

  1. Fügen Sie Ihrem Workflow die Aktion Mit KI generieren hinzu.
  2. Schreiben Sie Ihren Prompt. Dies ist die Anweisung, der die KI folgt. Klicken Sie auf +, um dynamische Werte einzufügen – zum Beispiel den Text eines Support-Tickets, den Inhalt einer Formulareinreichung oder eine Produktbeschreibung.
  3. (Optional) Wählen Sie ein Modell aus, wenn Sie statt des Standardmodells ein bestimmtes Modell verwenden möchten.
  4. (Optional) Passen Sie die Temperatur an. Niedrigere Werte (0–0,3) führen zu konsistenteren, besser vorhersehbaren Ausgaben. Höhere Werte (0,7–1,0) führen zu abwechslungsreicheren, kreativeren Ausgaben.
  5. (Optional) Stellen Sie den Ausgabetyp auf JSON um, wenn Sie strukturierte Daten benötigen. Definieren Sie das JSON-Schema, damit die KI weiß, welches Format sie zurückgeben soll.
  6. (Optional) Fügen Sie Anhänge hinzu, wenn die KI Dokumente oder Bilder lesen soll (erfordert ein Vision-Modell).
  7. Speichern Sie die Aktion. Die Antwort der KI steht nachfolgenden Schritten über die Variablenauswahl + zur Verfügung.

Tipps zum Schreiben von Prompts

Die Qualität der KI-Ausgabe hängt stark von Ihrem Prompt ab. Hier finden Sie praktische Richtlinien:
  • Formulieren Sie konkret. Schreiben Sie statt „Klassifiziere dies“ besser „Klassifiziere dieses Support-Ticket in eine dieser Kategorien: Abrechnung, Technik, Konto, Sonstiges.“
  • Geben Sie im Prompt Beispiele an. Zeigen Sie der KI, was Sie erwarten:
  • Definieren Sie das Ausgabeformat. Wenn Sie ein bestimmtes Format wünschen, geben Sie dies an: „Gib nur den Namen der Kategorie und nichts anderes zurück“ oder „Gib ein JSON-Objekt mit den Schlüsseln category, confidence und reason zurück.“
  • Bleiben Sie fokussiert. Ein einzelner Auftrag pro Prompt funktioniert besser, als die KI um mehrere Dinge gleichzeitig zu bitten.

JSON-Ausgabe

Wenn Sie den Ausgabetyp auf JSON setzen, gibt die KI strukturierte Daten statt Freitext zurück. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Informationen extrahieren und in späteren Schritten getrennt verwenden möchten. Beispiel-Prompt für eine JSON-Ausgabe:
Die KI gibt beispielsweise Folgendes zurück:
Jeder Schlüssel im JSON steht anschließend als separate Variable in nachfolgenden Schritten zur Verfügung. So können Sie vendor_name einem Feld und amount einem anderen zuordnen und entsprechend mit den übrigen Schlüsseln verfahren.

Vision-Modelle und Anhänge

Vision-Modelle können Bilder und Dokumente analysieren. Hängen Sie Dateien an den Prompt an, damit die KI sie „lesen“ kann:
  • Bilder: Screenshots, Fotos, Diagramme und Grafiken.
  • PDFs: Rechnungen, Verträge und Berichte.
  • Word-/Excel-Dateien: Dokumente und Tabellenkalkulationen.
Anwendungsfälle: Text aus gescannten Dokumenten extrahieren, Daten aus Rechnungsbildern lesen, Diagrammbilder analysieren und hochgeladene Formulare verarbeiten. Wählen Sie unbedingt ein Modell mit dem Tag Vision aus. Modelle ohne Vision-Unterstützung ignorieren Anhänge.

Guthabensystem

Jeder Aufruf von „Mit KI generieren“ verbraucht Guthaben auf Grundlage folgender Faktoren:
  • Das verwendete Modell (leistungsfähigere Modelle kosten mehr Guthaben pro Token).
  • Die Anzahl der verarbeiteten Tokens (Ein- und Ausgabe).
Die genauen Guthabenkosten werden nach einer Testausführung im Testbereich angezeigt. Behalten Sie Ihren Guthabenverbrauch in den Kontoeinstellungen im Blick, insbesondere wenn Sie „Mit KI generieren“ innerhalb einer Schleife über viele Datensätze verwenden.

Konkrete Prompt-Beispiele

Klassifizierung

Datenextraktion

Zusammenfassung

Inhaltserstellung

Übersetzung

Verwendung

  • Support-Tickets nach Thema klassifizieren. Kategorisieren Sie eingehende Tickets automatisch, damit sie an das richtige Team weitergeleitet werden können.
  • Strukturierte Daten aus Rechnungen oder E-Mails extrahieren. Übertragen Sie Beträge, Daten, Namen und Referenznummern in separate Felder.
  • Lange Textfelder zusammenfassen. Verdichten Sie Besprechungsnotizen, Beschreibungen oder Kommentare zu kurzen Zusammenfassungen.
  • Personalisierte E-Mail-Inhalte generieren. Erstellen Sie anhand von Datensatzdaten individuelle E-Mail-Texte.
  • Bilder und Dokumente analysieren. Verwenden Sie Vision-Modelle, um hochgeladene Rechnungen, Belege oder Screenshots zu lesen.

Tipps

  • Verwenden Sie den Testbereich, um Ihren Prompt vor der Aktivierung der Automatisierung zu optimieren. Führen Sie Tests mit echten Daten aus, um Format und Qualität der Ausgabe zu überprüfen.
  • Setzen Sie die Temperatur für konsistente Ergebnisse – insbesondere bei Klassifizierungen – auf 0 oder einen Wert nahe 0.
  • Der JSON-Ausgabemodus ist zuverlässiger, wenn Sie in Ihrem Prompt ein klares Schema angeben. Listen Sie stets die erwarteten Schlüssel und deren Typen auf.
  • Wenn Sie viele Datensätze in einer Schleife verarbeiten, halten Sie Ihre Prompts kurz, um Tokenverbrauch und Guthabenkosten zu reduzieren.
  • Verbinden Sie über Space → Einstellungen → KI-Einstellungen weitere KI-Anbieter, wenn die Standardmodelle Ihren Anforderungen nicht entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte KI-Modelle.
Verbinden Sie KI-Modelle von Drittanbietern über Space → Einstellungen → KI-Einstellungen.

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Zuletzt geändert am 4. September 2026