オートメーションの例は、AIチャットで直接構築することを推奨します。目的のワークフローを説明するだけで、トリガー、アクション、スクリプト、設定を含むすべての構築をAIが行います。
AIで構築する
テーブル右側のサイドバーでAIチャットを開き、実行したい内容を伝えます。たとえば、次のように入力します。
「ステータスフィールドが承認済みに変わったら、担当者へ通知メールを送ってください。ステータスの変更時だけ実行し、他のフィールドの編集は無視してください」
AIがワークフロー全体を自動作成します。生成されたスクリプトを確認し、実際のデータでテストして、準備ができたらワークフローを有効にします。
実行回数が多すぎるワークフローは、実行枠を浪費し、不要なメールや雑音を生みます。以下の方法でトリガーを正確に設定します。
監視フィールドを使用する
レコードが更新されたときを使用する場合は、「すべてのフィールド」ではなく、必ず特定のフィールドを選択します。
問題： ステータスフィールドが変わると通知を送るワークフローで「すべてのフィールド」を選ぶと、説明の編集やコメントの追加でも実行されます。
解決策： 監視フィールドをステータスだけに設定します。これにより、他の変更はすべて無視されます。
フィルターを使用する
任意のレコードトリガーにフィルターを追加し、ワークフローを開始するレコードを絞り込みます。
問題： ワークフローがすべての新規レコードを処理しますが、一部はテスト用です。
解決策： 種類 が次ではない テスト というフィルターを追加します。実際のレコードだけがワークフローを開始します。
両方を組み合わせる
最大限に制御するには、監視フィールドとフィルターを組み合わせます。
- 監視フィールド：
ステータス
- フィルター：
ステータス が等しい 承認済み
これは、ステータスフィールドが変わり、かつ新しい値が「承認済み」の場合だけ実行するという意味です。
状態変更には「レコードが条件に一致したとき」を使用する
「保留中」から「承認済み」など、状態が移行したときだけ実行する場合は、レコードが条件に一致したときトリガーを使用します。以降の編集のたびではなく、レコードが一致し始めた瞬間に一度だけ実行されます。
