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Bitte beachten Sie: Die gesamte Einrichtung von Auslösern kann im KI-Chat erfolgen. Teilen Sie der KI mit, was der Workflow tun soll, und sie übernimmt den Rest.
Dieser Auslöser wird ausgeführt, wenn ein Benutzer in einer Tabellenzeile auf ein Schaltflächenfeld klickt. Der Workflow empfängt die Daten dieser Zeile.

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Mit KI erstellen

Öffnen Sie den KI-Chat in der rechten Seitenleiste Ihrer Tabelle und beschreiben Sie, was Sie möchten. Die KI übernimmt alles: Sie wählt den richtigen Auslöser aus, ordnet die relevanten Felder zu und richtet automatisch alle Aktionen ein. Beschreiben Sie Ihr Ziel einmal, und der Workflow ist bereit – eine manuelle Einrichtung ist nicht erforderlich. Beispiel: „Wenn ich auf die Schaltfläche Genehmigen klicke, aktualisiere den Status und benachrichtige das Team.“

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Konfiguration

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Schaltflächenfeld erstellen

Bevor Sie diesen Auslöser verwenden können, benötigen Sie ein Schaltflächenfeld in Ihrer Tabelle:
  1. Öffnen Sie die Tabelle, in der Sie die Schaltfläche verwenden möchten.
  2. Klicken Sie auf +, um ein neues Feld hinzuzufügen.
  3. Navigieren Sie im Feldtypmenü zu Erweitert und wählen Sie Schaltfläche aus.
  4. Geben Sie dem Feld einen Namen (z. B. „Genehmigen“, „Rechnung senden“, „Exportieren“).
  5. Speichern Sie das Feld. Nun wird in jeder Zeile dieser Spalte eine anklickbare Schaltfläche angezeigt.

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Einrichtung

  1. Öffnen Sie Ihre Automatisierung und fügen Sie einen neuen Auslöser hinzu.
  2. Wählen Sie Wenn Schaltfläche angeklickt wird aus.
  3. Wählen Sie die Tabelle aus, die das Schaltflächenfeld enthält.
  4. Wählen Sie unter Überwachte Felder das zu überwachende Schaltflächenfeld aus. Bei Bedarf können Sie mehrere Schaltflächenfelder auswählen.
  5. (Optional) Fügen Sie einen Filter hinzu, um einzuschränken, welche Zeilen die Automatisierung auslösen können. Beispielsweise verhindert Status ist nicht gleich Abgeschlossen, dass die Schaltfläche bei bereits abgeschlossenen Datensätzen eine Ausführung auslöst.
  6. Speichern und aktivieren Sie die Automatisierung.
  7. Fügen Sie Ihre Aktionsschritte hinzu. Klicken Sie in einem beliebigen Aktionsfeld auf +, um Daten aus der angeklickten Zeile einzufügen.

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Welche Daten für nachfolgende Schritte verfügbar sind

Wenn eine Schaltfläche angeklickt wird, stellt der Auslöser Folgendes bereit:
  • Datensatz-ID – die eindeutige Kennung der Zeile, in der die Schaltfläche angeklickt wurde.
  • Alle Feldwerte – jedes Feld der angeklickten Zeile ist als Variable verfügbar. Dazu gehören Text, Zahlen, Datumsangaben, verknüpfte Datensätze, Anhänge und mehr.
Sie können die Daten der Zeile somit verwenden, um E-Mails zu befüllen, andere Datensätze zu aktualisieren oder Daten an externe APIs zu senden – jeweils basierend auf der konkreten Zeile, die der Benutzer angeklickt hat.

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Anwendungsfälle

  • Genehmigungs-Workflows mit einem Klick. Fügen Sie jeder Zeile eine Schaltfläche „Genehmigen“ hinzu. Aktualisieren Sie beim Anklicken den Status auf „Genehmigt“ und senden Sie eine Benachrichtigung an die anfragende Person.
  • Bericht oder Dokument bei Bedarf erzeugen. Eine Schaltfläche „Bericht erzeugen“ löst eine KI-Aktion oder HTTP-Anfrage aus, um eine PDF-Datei oder Zusammenfassung für diesen Datensatz zu erstellen.
  • Datensatz an ein externes System übertragen. Eine Schaltfläche „Mit CRM synchronisieren“ sendet die Daten der Zeile über eine HTTP-Anfrage an Salesforce, HubSpot oder eine andere Plattform.
  • Personalisierte E-Mail senden. Eine Schaltfläche „Erinnerung senden“ verfasst und sendet anhand der Kontaktinformationen und relevanten Details der Zeile eine E-Mail.
  • Manuellen Prüfschritt auslösen. Eine Schaltfläche „Zur Prüfung markieren“ markiert den Datensatz und benachrichtigt eine Führungskraft. So entscheiden Menschen ausdrücklich, welche Elemente eskaliert werden.

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Tipps

  • Das Schaltflächenfeld selbst speichert keine Daten – es dient ausschließlich als Auslösemechanismus. In der Zelle wird kein Wert angezeigt, sondern lediglich eine anklickbare Schaltfläche.
  • Wenn eine Tabelle mehrere Schaltflächenfelder enthält, können Sie für jedes eine separate Automatisierung erstellen oder mit einer einzigen Automatisierung mehrere Schaltflächen überwachen und bedingte Logik verwenden.
  • Der Filter wird in dem Moment ausgewertet, in dem die Schaltfläche angeklickt wird. Wenn der Datensatz den Filter nicht erfüllt, wird die Automatisierung einfach nicht ausgeführt – dem Benutzer wird kein Fehler angezeigt.
  • Schaltflächenauslöser eignen sich hervorragend für Workflows, bei denen vor einer Aktion menschliches Urteilsvermögen gefragt ist, statt den Vorgang vollständig automatisch zu verarbeiten.

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Zuletzt geändert am 4. September 2026