Remarque : vous pouvez configurer tous les déclencheurs dans le Chat IA. Indiquez à l’IA ce que le flux de travail doit accomplir et elle se chargera du reste.
Créer avec l’IA
Ouvrez le Chat IA dans la barre latérale droite de votre table et décrivez ce que vous souhaitez.
L’IA s’occupe de tout : elle choisit le bon déclencheur, associe les champs pertinents et configure automatiquement toutes les actions.
Décrivez une seule fois votre objectif et le flux de travail est prêt, sans aucune configuration manuelle.
Exemple : “Lorsque le champ Statut change, envoie un e-mail au responsable.”
Configuration
Procédure de configuration
- Ouvrez votre automatisation et ajoutez un nouveau déclencheur.
- Sélectionnez Lorsqu’un enregistrement est mis à jour.
- Choisissez la Table à surveiller.
- Dans Champs surveillés, sélectionnez un ou plusieurs champs précis. Par exemple, choisissez uniquement « Statut » si vous souhaitez réagir aux changements de statut.
- (Facultatif) Ajoutez un Filtre pour limiter davantage les mises à jour qui exécutent le déclencheur. Par exemple, si
Statut est égal à Terminé, le déclencheur ne s’exécutera que lorsque le statut d’un enregistrement devient « Terminé ».
- Enregistrez et activez l’automatisation.
- Ajoutez vos étapes d’action. Cliquez sur + dans n’importe quel champ d’action pour insérer les valeurs de l’enregistrement mis à jour.
Comprendre les champs surveillés
Le paramètre Champs surveillés est l’élément le plus important de ce déclencheur :
- Champs précis (recommandé) : sélectionnez uniquement les champs qui vous intéressent. Le déclencheur ne s’exécute que lorsque l’un d’eux change. Toutes les autres modifications apportées à l’enregistrement sont ignorées.
- Tous les champs : le déclencheur s’exécute dès qu’un champ quelconque de l’enregistrement change. Cela inclut les champs calculés, les horodatages de dernière modification et les modifications mineures qui ne vous intéressent peut-être pas.
Pourquoi est-il généralement préférable de choisir des champs précis ?
- Le nombre d’exécutions inutiles du déclencheur diminue, ce qui évite de gaspiller des exécutions d’automatisation.
- Cela empêche les boucles accidentelles (voir ci-dessous).
- L’objectif de votre automatisation devient plus clair pour toute personne qui la consulte.
Choisissez « Tous les champs » uniquement si vous devez réellement réagir à tous les changements possibles, par exemple pour constituer un journal d’audit complet.
Il est vivement recommandé de sélectionner des champs surveillés précis. Si vous sélectionnez « Tous les champs », le flux de travail peut s’exécuter lors de modifications sans rapport avec son objectif, gaspiller des exécutions d’automatisation et produire des résultats inattendus.
Champs calculés
Les valeurs Formule, Recherche, Agrégation, Recherche conditionnelle et Agrégation conditionnelle proviennent des calculs de Teable plutôt que d’une saisie manuelle. Leur recalcul ne déclenche ce flux que si vous indiquez le champ calculé dans Champs surveillés. Ces cinq types de champs se comportent de la même manière.
Vous pouvez ainsi réagir à un résultat dérivé plutôt qu’aux données brutes dont il dépend. Surveillez un champ Formule Montant total : le flux de travail s’exécute chaque fois que le total change réellement, quel que soit le champ sous-jacent modifié. Surveillez une Agrégation de tâches liées : le flux s’exécute lorsque la valeur agrégée change, y compris si le changement provient d’une modification dans la table liée.
Piège courant : les boucles de mise à jour
Si votre flux de travail comprend une action Mettre à jour l’enregistrement qui écrit dans la même table et modifie un champ surveillé, le déclencheur s’exécute de nouveau, ce qui crée une boucle infinie.
- Un champ change → le déclencheur s’exécute.
- L’automatisation met à jour un autre champ du même enregistrement → le déclencheur s’exécute de nouveau.
- Le cycle se répète indéfiniment.
Comment éviter ce problème :
- Surveillez uniquement des champs précis et vérifiez que votre action Mettre à jour l’enregistrement écrit dans des champs différents de ceux qui sont surveillés.
- Utilisez une condition de filtre pour interrompre la boucle. Par exemple, déclenchez le flux uniquement lorsque
Statut est différent de Traité, puis demandez à votre action de définir le Statut sur Traité.
- Si votre action doit mettre à jour le même champ, envisagez plutôt le déclencheur Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions, qui ne s’exécute que lors des transitions.
Cas d’utilisation
- Synchroniser les changements de prix avec un système externe. Surveillez le champ « Prix ». Lorsqu’il change, envoyez une requête HTTP afin de mettre à jour le prix sur votre plateforme de commerce électronique.
- Envoyer une notification lorsque le statut d’une tâche change. Surveillez le champ « Statut ». Lorsqu’une tâche passe à « Bloquée » ou « Terminée », informez le responsable ou son manager.
- Consigner les changements de champs à des fins d’audit. Surveillez « Tous les champs » et créez un enregistrement dans une table de journal d’audit contenant les anciennes et nouvelles valeurs.
- Mettre à jour un enregistrement lié lorsque son parent change. Surveillez les champs clés d’un enregistrement de projet. Lorsque l’échéance du projet change, mettez à jour toutes les tâches liées.
- Déclencher un nouveau calcul dans un autre système. Surveillez des champs numériques tels que « Quantité » ou « Prix unitaire ». Lorsqu’ils changent, appelez une API pour recalculer les totaux.
Conseils
- Commencez par des champs surveillés précis. Vous pourrez toujours en ajouter par la suite si certains événements vous échappent.
- Le filtre est évalué après la mise à jour. Il vérifie donc les nouvelles valeurs de l’enregistrement, et non les anciennes.
- Ce déclencheur ne vous indique pas la valeur précédente, mais uniquement l’état actuel de l’enregistrement. Si vous devez effectuer une comparaison avant-après, envisagez de conserver un champ « Valeur précédente » mis à jour par votre automatisation.
- Le déclencheur s’exécute une seule fois par enregistrement, même si plusieurs champs surveillés changent au cours de la même modification.
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