Crear con IA
Abre el Chat de IA en la barra lateral derecha de tu Tabla y describe lo que quieres. La IA se encarga de todo: elige el disparador adecuado, asigna los Campos pertinentes y configura automáticamente todas las acciones. Describe el objetivo una sola vez y el flujo de trabajo estará listo, sin necesidad de configuración manual. Ejemplo: “Cuando reciba un correo de soporte, crea un ticket y clasifícalo”.Configuración
Tipos de conexión en detalle
IMAP
IMAP funciona con cualquier proveedor de correo electrónico compatible con el protocolo IMAP, incluidos servidores de correo autoalojados, correo corporativo y proveedores como Yahoo o Zoho.Gmail (OAuth)
Se conecta mediante el flujo OAuth de Google. No se necesita contraseña: autorizas a Teable a acceder a tu cuenta de Gmail.Outlook (OAuth)
Se conecta mediante el flujo OAuth de Microsoft para buzones de Outlook y Microsoft 365.Datos del correo electrónico disponibles para los pasos siguientes
Cuando se activa el disparador, los siguientes datos del correo electrónico están disponibles como variables en los pasos de acción:
Puedes hacer referencia a cualquiera de ellos haciendo clic en + en los Campos de tus acciones.
Cómo configurarlo (ejemplo con IMAP)
- Abre tu Automatización y añade un disparador nuevo.
- Selecciona Cuando se recibe un correo electrónico.
- Elige IMAP como tipo de conexión.
- Introduce los datos de tu servidor IMAP: host, puerto, nombre de usuario y contraseña.
- (Opcional) Cambia el Buzón si quieres supervisar una carpeta distinta de INBOX.
- Establece el Intervalo de consulta, es decir, la frecuencia con la que se comprobarán los correos nuevos. Un intervalo más corto ofrece respuestas más rápidas, pero realiza comprobaciones más frecuentes en el servidor.
- Haz clic en Probar para verificar la conexión. Teable intentará conectarse a tu buzón e indicará si la operación se realizó correctamente o falló.
- Guarda y activa la Automatización.
- Añade los pasos de acción y usa los datos del correo electrónico (De, Asunto, Cuerpo, etc.) como variables.
Cuándo usarlo
- Crear un Registro por cada correo de soporte entrante. Analiza el asunto y el cuerpo para rellenar automáticamente los Campos de una Tabla de tickets de soporte.
- Extraer datos de facturas de los correos con IA. Usa la acción Generar con IA para leer el cuerpo o el archivo adjunto del correo y extraer importes, fechas y nombres de proveedores.
- Dirigir las consultas de clientes al equipo adecuado. Según las palabras clave del asunto o del cuerpo, actualiza un Campo «Equipo» o envía notificaciones a personas concretas.
- Archivar correos importantes como Registros. Registra automáticamente en una Tabla de Teable los correos de determinados remitentes o con asuntos específicos para facilitar su búsqueda y seguimiento.
- Procesar confirmaciones de pedidos. Cuando llegue un correo de confirmación de pedido, extrae el número y los detalles del pedido para actualizar tu Tabla de pedidos.
Solución de problemas
- Error de conexión (IMAP): vuelve a comprobar el host, el puerto, el nombre de usuario y la contraseña. Asegúrate de que tu proveedor de correo permite el acceso IMAP; algunos proveedores lo deshabilitan de forma predeterminada.
- Gmail: error de «aplicación menos segura»: Gmail no permite iniciar sesión con una contraseña normal. Usa una Contraseña de aplicación. Consulta Configurar IMAP de Gmail para ver las instrucciones.
- No se recogen los correos: comprueba el intervalo de consulta. Confirma también que los correos llegan a la carpeta o etiqueta supervisada. Los correos de subcarpetas o etiquetas filtradas pueden omitirse si se selecciona el buzón equivocado.
- Procesamiento duplicado: el disparador registra qué correos ya ha procesado. Sin embargo, si desactivas y vuelves a activar la Automatización, es posible que procese de nuevo correos recientes. Marca los correos como leídos en tu bandeja de entrada si es necesario.
- Token OAuth caducado: en Gmail u Outlook, vuelve a autorizar la conexión si el token OAuth ha caducado. Esto suele ocurrir después de varios meses o si revocas los permisos de la aplicación.
Consejos
- Un intervalo de consulta más corto ofrece respuestas más rápidas a los correos, pero no garantiza la entrega en tiempo real. Para un procesamiento realmente en tiempo real, considera un enfoque basado en webhooks si tu proveedor de correo lo admite.
- Usa filtros en tu cliente de correo para dirigir los mensajes pertinentes a una etiqueta o carpeta específica y configura Teable para supervisar únicamente esa etiqueta. Así se reduce el ruido.
- Para buzones con un volumen elevado, considera aumentar el intervalo de consulta y procesar los mensajes por lotes para no sobrecargar el flujo de trabajo.
Contenido relacionado
- Configurar IMAP de Gmail — instrucciones detalladas para conectar Gmail
- Acción Generar con IA — útil para extraer datos estructurados del contenido de los correos
- Acción Crear Registro — suele combinarse con disparadores de correo para registrar correos como Registros
- Enviar correo electrónico