Створення за допомогою ШІ
Відкрийте AI Chat на правій бічній панелі таблиці й опишіть бажаний результат. ШІ зробить усе: вибере правильний тригер, зіставить відповідні поля й автоматично налаштує всі дії. Достатньо один раз описати мету — і робочий процес готовий без ручного налаштування. Приклад: «Щопонеділка о 9:00 надсилай мені електронною поштою список прострочених завдань».Налаштування
Варіанти частоти
Використовуйте -1 як день місяця, щоб вибрати останній день незалежно від того, чи має місяць 28, 30 або 31 день.
Як налаштувати
- Відкрийте автоматизацію й додайте новий тригер.
- Виберіть У запланований час.
- Задайте Часовий пояс. Це особливо важливо, якщо команда працює в кількох часових поясах: розклад виконується в указаному тут поясі.
- Виберіть Частоту. Наприклад, для запуску щопонеділка о 9:00:
- Задайте для частоти значення Тижні.
- Укажіть інтервал 1 (кожен 1 тиждень).
- Позначте Понеділок у засобі вибору днів тижня.
- Укажіть час запуску 09:00.
- Задайте Час початку (момент активації розкладу).
- (Необов’язково) Задайте Час завершення, якщо розклад має припинити діяти.
- Збережіть і активуйте автоматизацію.
- Оскільки дані запису відсутні, першою дією зазвичай буде Отримати записи, щоб завантажити потрібні дані.
Конкретний приклад: щотижневий звіт у понеділок уранці
Мета: щопонеділка о 9:00 отримувати всі завдання, термін виконання яких припадає на цей тиждень, і надсилати підсумковий лист.- Тригер: У запланований час — «Тижні», кожен 1 тиждень, понеділок, 09:00, ваш часовий пояс.
- Дія 1: Отримати записи — з таблиці «Завдання», фільтр: дата виконання припадає на цей тиждень.
- Дія 2: Надіслати електронний лист — вашій команді зі списком отриманих завдань у тексті.
Одноразові розклади
Якщо вибрати частоту Один раз, автоматизація спрацює один раз у зазначені дату й час, а потім автоматично деактивується. Це корисно для:- Нагадування про подальшу дію в певну дату.
- Відкладеної дії, яку потрібно виконати один раз (наприклад, надіслати оголошення про запуск у майбутню дату).
- Обмеженої в часі кампанії, яка запускається лише один раз.
Коли використовувати
- Створення щоденного підсумкового звіту. Запускайте щодня о 8:00, отримуйте всі записи, оновлені вчора, і надсилайте зведення електронною поштою.
- Створення повторюваних завдань щопонеділка. Запускайте щотижня й створюйте записи в таблиці завдань на новий тиждень.
- Надсилання щомісячних нагадувань про рахунки. Запускайте першого дня кожного місяця, знаходьте несплачені рахунки й надсилайте листи-нагадування.
- Очищення застарілих записів. Запускайте щодня, знаходьте записи, старші за 90 днів, зі статусом «Чернетка» й архівуйте або видаляйте їх.
- Синхронізація даних за розкладом. Запускайте щогодини, щоб передавати оновлені записи до зовнішнього API.
Поради
- Оскільки тригери розкладу не мають «поточного запису», у діях не можна посилатися на дані тригера так само, як для тригерів на основі записів. Якщо потрібні дані, завжди починайте з дії Отримати записи.
- Зважайте на часові пояси, особливо якщо команда працює в різних регіонах. Саме налаштування часового поясу тригера визначає час спрацювання, а не місцевий час користувача, який переглядає процес.
- Для високочастотних розкладів (кожні кілька хвилин) робіть робочий процес легким, щоб уникнути накладання запусків.
- Якщо автоматизація чутлива до часу (наприклад, має запуститися до щоденної наради), налаштуйте її на кілька хвилин раніше, залишивши час на обробку.
- Прийом із днем місяця -1 корисний для звітів і процесів наприкінці місяця. Значення -1 означає «останній день місяця», тому тригер правильно спрацює 31 січня, 28 (або 29) лютого, 31 березня тощо.
Пов’язані матеріали
- Дія «Отримати записи» — зазвичай перший крок після тригера розкладу
- Дія «Надіслати електронний лист» — часто поєднується з розкладами для періодичних сповіщень
- Дія «Цикл (пакетна обробка)» — корисна для обробки масиву записів, повернутого дією «Отримати записи»