Створення за допомогою ШІ
Відкрийте AI Chat на правій бічній панелі таблиці й опишіть бажаний результат. ШІ зробить усе: вибере правильний тригер, зіставить відповідні поля й автоматично налаштує всі дії. Достатньо один раз описати мету — і робочий процес готовий без ручного налаштування. Приклад: «Коли створено нове замовлення, повідом команду в Slack».Налаштування
Як налаштувати
- Відкрийте автоматизацію й додайте новий тригер.
- Виберіть Коли створено запис.
- Виберіть Таблицю, яку потрібно відстежувати.
- (Необов’язково) Додайте Фільтр, якщо потрібно реагувати лише на певні нові записи. Наприклад, умова
ПріоритетдорівнюєВисокийігноруватиме нові записи з іншими значеннями пріоритету. - Збережіть і активуйте автоматизацію.
- Додайте кроки дій. У кожній дії натисніть кнопку + у будь-якому полі, щоб вставити значення з тригера — у списку відображатимуться всі поля нового запису.
Які дані доступні наступним крокам
Після спрацювання тригера всі поля щойно створеного запису доступні наступним крокам як змінні:- Ідентифікатор Запису — унікальний ідентифікатор нового запису
- Усі значення полів — на кожне поле таблиці (текст, число, дату, вкладення, пов’язані записи тощо) можна посилатися, натиснувши + в області зіставлення полів будь-якої дії
Як працює фільтр
Необов’язковий фільтр дає змогу звузити перелік нових записів, які фактично запускають автоматизацію:- Якщо фільтр не задано, тригер спрацьовує для кожного нового запису.
- Якщо фільтр задано, тригер спрацьовує, лише коли новий запис відповідає всім умовам. Записи, що не відповідають умовам, мовчки ігноруються.
Фільтр обчислюється за значеннями полів у момент створення запису. Якщо під час створення поле було порожнім, а його заповнили пізніше, автоматизація не спрацює заднім числом.
Коли використовувати
- Надсилання вітального листа новому контакту. Коли до таблиці CRM додається контакт, автоматично надішліть персоналізований вітальний лист з іменем і електронною адресою контакту.
- Створення пов’язаного завдання після додавання нового проєкту. Після створення запису проєкту автоматично створіть стандартний набір завдань у таблиці завдань, пов’язаній із новим проєктом.
- Сповіщення команди про нові замовлення. Публікуйте повідомлення в Slack або надсилайте лист відділу продажів щоразу, коли надходить нове замовлення.
- Автоматична класифікація вхідних записів за допомогою ШІ. Після створення звернення до служби підтримки використовуйте дію «Генерування за допомогою ШІ», щоб розподілити його за категоріями на основі поля опису.
- Запис нових даних у зовнішню систему. Використовуйте дію «HTTP-запит», щоб передавати дані нових записів до CRM, ERP або сховища даних.
Поради
- Цей тригер спрацьовує для записів, створених будь-яким способом, зокрема іншими автоматизаціями. Якщо автоматизація створює записи в тій самій таблиці, остерігайтеся нескінченних циклів. Використовуйте фільтр, щоб виключити записи, створені автоматизацією (наприклад, перевіряйте спеціальне поле-прапорець).
- Тригер спрацьовує один раз для кожного запису. Якщо масово імпортовано 10 записів, він спрацює 10 разів окремо.
- Якщо потрібно реагувати лише на записи, створені через певну форму, використовуйте натомість тригер Коли надіслано форму — він забезпечує точніший контроль.
- Поля, порожні в момент створення запису, усе одно будуть доступні як змінні, але їхні значення будуть порожніми. Переконайтеся, що ваші дії належно обробляють порожні значення.
Пов’язані матеріали
- Коли надіслано форму — спрацьовує лише після надсилання форми, а не для всіх способів створення записів
- Коли оновлено запис — спрацьовує після зміни наявних записів
- Дія «Створити запис» — відповідна дія для створення записів у робочих процесах
- Надсилання електронного листа