Створення за допомогою ШІ
Відкрийте AI Chat на правій бічній панелі таблиці й опишіть бажаний результат. ШІ зробить усе: вибере правильний тригер, зіставить відповідні поля й автоматично налаштує всі дії. Достатньо один раз описати мету — і робочий процес готовий без ручного налаштування. Приклад: «Коли хтось надсилає контактну форму, надішли лист-підтвердження».Налаштування
Як налаштувати
- Переконайтеся, що в таблиці вже є Перегляд форми. Якщо його немає, натисніть + на панелі Переглядів і виберіть Форма.
- Відкрийте автоматизацію й додайте новий тригер.
- Виберіть Коли надіслано форму.
- Виберіть Таблицю, що містить форму.
- Виберіть Перегляд Форма, який потрібно відстежувати.
- Збережіть і активуйте автоматизацію.
- Додайте кроки дій. Натисніть + у будь-якому полі дії, щоб послатися на надіслані дані — доступні всі поля форми.
Які дані доступні наступним крокам
Після надсилання форми робочому процесу передаються такі дані:- Ідентифікатор Запису — унікальний ідентифікатор щойно створеного запису.
- Усі значення надісланих полів — на кожне поле, додане до форми (текст, електронна пошта, числа, дати, варіанти вибору, вкладення тощо), можна посилатися в наступних діях, натиснувши +.
Надсилання форми також створює запис
Важливо розуміти, що на рівні даних надсилання форми та створення запису — це та сама подія. Коли хтось надсилає форму, до таблиці додається новий запис. Це означає:- Якщо для тієї самої таблиці також є автоматизація Коли створено запис, після надсилання форми спрацюють обидві автоматизації.
- Щоб уникнути повторної обробки, використовуйте лише тригер «Коли надіслано форму» або додайте до тригера «Коли створено запис» фільтр, який виключатиме записи, створені через форму.
Надсилання форми фактично є створенням запису. Якщо для тієї самої таблиці також налаштовано тригер «Коли створено запис», спрацюють обидва робочі процеси.
Коли використовувати
- Надсилання листа-підтвердження після заповнення. Коли клієнт заповнює контактну форму, автоматично надішліть йому лист із подякою та подробицями надісланих даних.
- Автоматична класифікація нових звернень за допомогою ШІ. Використовуйте дію «Генерування за допомогою ШІ», щоб розподілити звернення за категоріями на основі надісланого користувачем опису.
- Сповіщення команди про нові заявки. Коли хтось надсилає форму заявки на вакансію, опублікуйте сповіщення в Slack або надішліть лист команді з найму.
- Створення пов’язаних записів в інших таблицях. Після надсилання форми замовлення автоматично створюйте записи в таблиці «Позиції замовлення» або «Відправлення».
- Перевірка й позначення надісланих даних. Перевірте, чи заповнено обов’язкові відомості та чи не виходить значення за межі діапазону, і за потреби змініть поле статусу на «Потребує перевірки».
Поради
- Цей тригер спрацьовує один раз для кожного надсилання. Якщо та сама людина надішле форму двічі, він спрацює двічі.
- Щоб запускати процес для всіх нових записів незалежно від джерела (ручне введення, API, форма), використовуйте натомість Коли створено запис.
- Одну форму можуть відстежувати кілька автоматизацій. Наприклад, одна надсилає лист-підтвердження, а інша створює пов’язане завдання.
- Перегляди форм враховують налаштування видимості полів. Надіслані дані заповнюють лише видимі у формі поля — приховані поля зберігають стандартні значення або залишаються порожніми.
Пов’язані матеріали
- Коли створено запис — спрацьовує для будь-якого нового запису, а не лише після надсилання форми
- Коли натиснуто кнопку — спрацьовує, коли користувач натискає поле-кнопку в наявному рядку
- Дія «Надіслати електронний лист» — часто поєднується з надсиланням форм для підтвердження