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Bitte beachten Sie: Die gesamte Einrichtung von Auslösern kann im KI-Chat erfolgen. Teilen Sie der KI mit, was der Workflow tun soll, und sie übernimmt den Rest.
Dieser Auslöser wird ausgeführt, wenn eine neue, ungelesene E-Mail in einem überwachten Postfach eingeht.

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Mit KI erstellen

Öffnen Sie den KI-Chat in der rechten Seitenleiste Ihrer Tabelle und beschreiben Sie, was Sie möchten. Die KI übernimmt alles: Sie wählt den richtigen Auslöser aus, ordnet die relevanten Felder zu und richtet automatisch alle Aktionen ein. Beschreiben Sie Ihr Ziel einmal, und der Workflow ist bereit – eine manuelle Einrichtung ist nicht erforderlich. Beispiel: „Wenn ich eine Support-E-Mail erhalte, erstelle ein Ticket und klassifiziere es.“

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Konfiguration

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Postfach verbinden

Der Trigger verbindet sich über IMAP und funktioniert damit mit jedem Anbieter, der das Protokoll unterstützt – auch mit Gmail und Outlook, sobald IMAP im Konto aktiviert ist. Klicken Sie beim Passwort auf Secret auswählen, um eines der dieser Automatisierung freigegebenen Secrets zu nehmen, oder auf Secret hinzufügen, um eines anzulegen (Standardvariablenname IMAP_PASSWORD). Hinterlegen Sie dort das App-Passwort oder den Autorisierungscode, nicht das Anmeldepasswort des Postfachs; der Trigger speichert nur die Referenz auf das Secret.

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Welche E-Mail-Daten für nachfolgende Schritte verfügbar sind

Wenn der Auslöser ausgeführt wird, stehen die folgenden Daten der E-Mail als Variablen in Ihren Aktionsschritten zur Verfügung: Sie können auf jeden dieser Werte verweisen, indem Sie in Ihren Aktionsfeldern auf + klicken.

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Einrichtung (IMAP-Beispiel)

  1. Öffnen Sie Ihre Automatisierung und fügen Sie einen neuen Auslöser hinzu.
  2. Wählen Sie Wenn E-Mail empfangen wird aus.
  3. Wählen Sie IMAP als Verbindungstyp aus.
  4. Geben Sie Host, Port und Benutzernamen Ihres IMAP-Servers ein und wählen oder erstellen Sie dann das Secret mit dem Passwort.
  5. (Optional) Ändern Sie das Postfach, wenn Sie einen anderen Ordner als INBOX überwachen möchten.
  6. Legen Sie das Abfrageintervall fest – also wie häufig auf neue E-Mails geprüft werden soll. Ein kürzeres Intervall führt zu schnelleren Reaktionen, aber auch zu häufigeren Serverabfragen.
  7. Klicken Sie auf Testen, um die Verbindung zu überprüfen. Teable versucht, eine Verbindung zu Ihrem Postfach herzustellen, und meldet Erfolg oder Fehler.
  8. Speichern und aktivieren Sie die Automatisierung.
  9. Fügen Sie Ihre Aktionsschritte hinzu und verwenden Sie dabei die E-Mail-Daten (Von, Betreff, Text usw.) als Variablen.

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Anwendungsfälle

  • Für jede eingehende Support-E-Mail einen Datensatz erstellen. Analysieren Sie Betreff und Text, um Felder in einer Tabelle für Support-Tickets automatisch zu befüllen.
  • Rechnungsdaten mit KI aus E-Mails extrahieren. Verwenden Sie die Aktion „Mit KI generieren“, um den E-Mail-Text oder Anhang auszulesen und Beträge, Datumsangaben und Lieferantennamen zu extrahieren.
  • Kundenanfragen an das richtige Team weiterleiten. Aktualisieren Sie anhand von Schlüsselwörtern im Betreff oder Text ein Feld „Team“ oder senden Sie Benachrichtigungen an bestimmte Personen.
  • Wichtige E-Mails als Datensätze archivieren. Protokollieren Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Betreffzeilen automatisch in einer Teable-Tabelle, um sie einfach durchsuchen und nachverfolgen zu können.
  • Bestellbestätigungen verarbeiten. Extrahieren Sie beim Eingang einer Bestellbestätigung Bestellnummer und Einzelheiten, um Ihre Bestelltabelle zu aktualisieren.

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Fehlerbehebung

  • Verbindung fehlgeschlagen (IMAP): Überprüfen Sie Host, Port, Benutzername und Passwort. Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Anbieter den IMAP-Zugriff zulässt – einige Anbieter deaktivieren ihn standardmäßig.
  • Gmail: Fehler „Weniger sichere App“: Gmail erlaubt keine Anmeldung mit einem einfachen Passwort. Hinterlegen Sie stattdessen ein App-Passwort als Secret. Eine Anleitung finden Sie unter Gmail-IMAP einrichten.
  • E-Mails werden nicht erfasst: Prüfen Sie das Abfrageintervall. Stellen Sie außerdem sicher, dass die E-Mails im überwachten Ordner bzw. Label eingehen. E-Mails in Unterordnern oder gefilterten Labels werden möglicherweise übersehen, wenn das falsche Postfach ausgewählt ist.
  • Doppelte Verarbeitung: Der Auslöser merkt sich, welche E-Mails bereits verarbeitet wurden. Wenn Sie die Automatisierung jedoch deaktivieren und erneut aktivieren, verarbeitet sie möglicherweise kürzlich eingegangene E-Mails erneut. Markieren Sie E-Mails bei Bedarf in Ihrem Posteingang als gelesen.

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Tipps

  • Ein kürzeres Abfrageintervall ermöglicht schnellere Reaktionen auf E-Mails, garantiert aber keine Verarbeitung in Echtzeit. Erwägen Sie für eine echte Echtzeitverarbeitung einen Webhook-basierten Ansatz, sofern Ihr E-Mail-Anbieter diesen unterstützt.
  • Leiten Sie relevante E-Mails mithilfe von Filtern in Ihrem E-Mail-Client an ein bestimmtes Label oder einen bestimmten Ordner weiter und lassen Sie Teable nur dieses Label überwachen. So reduzieren Sie unerwünschte Meldungen.
  • Erwägen Sie bei Postfächern mit hohem Aufkommen, das Abfrageintervall zu erhöhen und E-Mails stapelweise zu verarbeiten, damit Ihr Workflow nicht überlastet wird.
  • Ein Trigger mit einem früher eingetippten Passwort läuft weiter; im Passwortfeld steht dann Passwort gesetzt. Wählen Sie ein Secret, um es zu ersetzen. Beim nächsten Wechsel dieses Passworts ist nur noch ein Secret möglich.

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Zuletzt geändert am 10. September 2026