Recomendamos crear los ejemplos de Automatización directamente en el Chat de IA. Describe el flujo de trabajo que quieres y la IA se encargará de configurarlo por completo, incluidos el disparador, las acciones, el script y la configuración.
Crear con IA
Abre el Chat de IA en la barra lateral derecha de tu Tabla y dile a la IA lo que quieres. Por ejemplo, puedes decir:
“Cuando el Campo Estado cambie a Aprobado, envía una notificación por correo electrónico al responsable. Activa el flujo solo cuando cambie Estado e ignora las modificaciones de otros Campos”
La IA creará automáticamente el flujo de trabajo completo. Puedes revisar el script generado, probarlo con datos reales y habilitar el flujo de trabajo cuando esté listo.
Un flujo de trabajo que se activa con demasiada frecuencia desperdicia ejecuciones, envía correos no deseados y genera ruido. A continuación se explica cómo mantener la precisión de los disparadores.
Usar Campos supervisados
Cuando uses Cuando se actualiza un Registro, selecciona siempre Campos específicos en lugar de «Todos los Campos».
Problema: Un flujo de trabajo envía una notificación cuando cambia el Campo Estado. Si se selecciona «Todos los Campos», también se activa cuando alguien modifica la Descripción o añade un comentario.
Solución: Establece únicamente Estado como Campo supervisado. Ahora el flujo de trabajo ignora todos los demás cambios.
Usar filtros
Añade un filtro a cualquier disparador de Registros para limitar qué Registros activan el flujo de trabajo.
Problema: Un flujo de trabajo procesa todos los Registros nuevos, pero algunos son entradas de prueba.
Solución: Añade un filtro: Tipo no es Prueba. Solo los Registros reales activarán el flujo de trabajo.
Combinar ambos
Para obtener el máximo control, usa conjuntamente Campos supervisados y un filtro:
- Campos supervisados:
Estado
- Filtro:
Estado es Aprobado
Esto significa que el flujo solo se activa cuando cambia el Campo Estado y el valor nuevo es «Aprobado».
Usar «Cuando el Registro cumple las condiciones» para cambios de estado
Si quieres activar el flujo solo en la transición (por ejemplo, de «Pendiente» a «Aprobado»), usa en su lugar el disparador Cuando el Registro cumple las condiciones. Se activa una sola vez, en el momento en que el Registro empieza a cumplirlas, no con cada modificación posterior.
