Consigliamo di creare gli esempi di Automazione direttamente in AI Chat. Descrivi il workflow desiderato e l’IA si occuperà dell’intera configurazione, inclusi trigger, azioni, script e impostazioni.
Creare con l’IA
Apri AI Chat nella barra laterale destra della Tabella e spiega all’IA cosa desideri. Ad esempio, puoi dire:
“Quando il Campo Stato passa ad Approvato, invia un’email di notifica all’assegnatario. Attiva il workflow soltanto per le modifiche di Stato e ignora quelle degli altri Campi”
L’IA creerà automaticamente il workflow completo. Puoi esaminare lo script generato, provarlo con dati reali e abilitare il workflow quando è pronto.
Un workflow che si attiva troppo spesso spreca esecuzioni, invia email indesiderate e crea rumore. Ecco come rendere precisi i trigger.
Usare i Campi monitorati
Quando utilizzi Quando viene aggiornato un Record, seleziona sempre Campi specifici anziché “Tutti i Campi”.
Problema: un workflow invia una notifica quando cambia il Campo Stato. Se è selezionato “Tutti i Campi”, si attiva anche quando qualcuno modifica la Descrizione o aggiunge un commento.
Soluzione: imposta Campi monitorati soltanto su Stato. Il workflow ignorerà tutte le altre modifiche.
Usare i filtri
Aggiungi un filtro a qualsiasi trigger basato sui Record per limitare i Record che attivano il workflow.
Problema: un workflow elabora tutti i nuovi Record, ma alcuni sono voci di prova.
Soluzione: aggiungi un filtro: Tipo non è Test. Soltanto i Record reali attiveranno il workflow.
Combinare entrambi
Per il massimo controllo, usa insieme i Campi monitorati e un filtro:
- Campi monitorati:
Stato
- Filtro:
Stato è Approvato
Ciò significa che il workflow si attiva soltanto quando cambia il Campo Stato e il nuovo valore è “Approvato”.
Usare “Quando un Record soddisfa le condizioni” per i cambiamenti di stato
Se vuoi attivare il workflow soltanto durante la transizione (ad esempio, da “In attesa” ad “Approvato”), usa invece il trigger Quando un Record soddisfa le condizioni. Si attiva una volta nel momento in cui il Record inizia a soddisfare le condizioni, non a ogni modifica successiva.
