Создание с помощью ИИ
Откройте ИИ-чат на правой боковой панели Таблицы и опишите, что вам нужно. ИИ сделает всё необходимое: выберет подходящий триггер, сопоставит нужные Поля и автоматически настроит все действия. Достаточно один раз описать цель — и рабочий процесс будет готов без ручной настройки. Пример: “Когда кто-либо отправляет контактную форму, отправь письмо с подтверждением.”Конфигурация
Настройка
- Убедитесь, что в Таблице уже есть Представление формы. Если его нет, нажмите + на панели Представлений и выберите Форма.
- Откройте Автоматизацию и добавьте новый триггер.
- Выберите При отправке формы.
- Выберите Таблицу, содержащую форму.
- Выберите Представление Форма, которое нужно отслеживать.
- Сохраните и активируйте Автоматизацию.
- Добавьте шаги действий. Чтобы сослаться на отправленные данные, нажмите + в любом Поле действия — доступны все Поля формы.
Какие данные доступны следующим шагам
При отправке формы в рабочий процесс передаются следующие данные:- Идентификатор записи — уникальный идентификатор только что созданной записи.
- Значения всех отправленных Полей — на каждое Поле, включённое в форму (текст, адрес электронной почты, числа, даты, варианты выбора, вложения и т. д.), можно сослаться, нажав + в последующих действиях.
Отправка формы также создаёт запись
Важно понимать, что на уровне данных отправка формы и создание записи — одно и то же событие. При отправке формы в Таблицу добавляется новая запись. Это означает следующее:- Если в той же Таблице также есть Автоматизация При создании записи, при отправке формы сработают обе Автоматизации.
- Чтобы избежать повторной обработки, используйте исключительно триггер «При отправке формы» либо добавьте к триггеру «При создании записи» фильтр, исключающий записи, созданные через форму.
По сути, отправка формы является созданием записи. Если для той же Таблицы также настроен триггер «При создании записи», запустятся оба рабочих процесса.
Когда использовать
- Отправлять письмо с подтверждением после отправки формы. Когда клиент заполняет контактную форму, автоматически отправляйте ему письмо с благодарностью и сведениями из формы.
- Автоматически классифицировать новые обращения в поддержку с помощью ИИ. Используйте действие «Генерация с помощью ИИ», чтобы распределить обращение по категории на основе отправленного пользователем описания.
- Уведомлять команду о новых заявках. Когда кто-либо отправляет форму отклика на вакансию, публикуйте уведомление в Slack или отправляйте письмо команде по найму.
- Создавать связанные записи в других Таблицах. При отправке формы заказа автоматически создавайте записи в Таблице «Позиции заказа» или «Отправления».
- Проверять и помечать отправленные данные. Проверяйте полноту обязательной информации и допустимость значений, а при обнаружении проблемы обновляйте статус на «Требует проверки».
Советы
- Этот триггер срабатывает один раз для каждой отправки. Если один человек отправит форму дважды, триггер сработает дважды.
- Если процесс должен запускаться для всех новых записей независимо от источника (ручной ввод, API, форма), используйте триггер При создании записи.
- Одну форму могут отслеживать несколько Автоматизаций. Например, одна Автоматизация отправляет письмо с подтверждением, а другая создаёт связанную задачу.
- Представления формы учитывают настройки видимости Полей. При отправке заполняются только видимые в форме Поля, а скрытые сохраняют значения по умолчанию или остаются пустыми.
Связанные разделы
- При создании записи — срабатывает при создании любой записи, а не только при отправке формы
- При нажатии кнопки — срабатывает, когда пользователь нажимает кнопочное Поле в существующей строке
- Действие «Отправить письмо» — часто используется вместе с отправкой форм для подтверждений