- Новая запись создана и уже соответствует фильтру.
- Существующая запись изменена и переходит из состояния несоответствия фильтру в состояние соответствия ему.
Создание с помощью ИИ
Откройте ИИ-чат на правой боковой панели Таблицы и опишите, что вам нужно. ИИ сделает всё необходимое: выберет подходящий триггер, сопоставит нужные Поля и автоматически настроит все действия. Достаточно один раз описать цель — и рабочий процесс будет готов без ручной настройки. Пример: “Когда задача становится просроченной, отправь мне письмо.”Конфигурация
Настройка
- Откройте Автоматизацию и добавьте новый триггер.
- Выберите Когда запись соответствует условиям.
- Выберите Таблицу, которую нужно отслеживать.
- Нажмите Добавить фильтр, чтобы определить условия. Например:
СтатусравенПросроченоилиСуммабольше10000. - Можно объединить несколько условий с помощью логики И/ИЛИ, как в фильтрах Представления.
- Сохраните и активируйте Автоматизацию.
- Протестируйте её: создайте соответствующую условиям запись либо измените существующую так, чтобы она перешла из состояния не соответствует в состояние соответствует фильтру. Автоматизация должна сработать один раз.
Чем этот триггер отличается от «При обновлении записи»?
Эти два триггера легко перепутать. Ключевое различие состоит в следующем:- При обновлении записи срабатывает при каждом изменении отслеживаемого Поля независимо от нового значения. Если отслеживается Поле «Статус», триггер сработает при изменении статуса на «В работе», «Выполнено» или любое другое значение.
- Когда запись соответствует условиям срабатывает, только когда запись пересекает границу между состояниями «не соответствует» и «соответствует» фильтру. Он запускается не при каждом изменении, а только в момент перехода.
Чтобы выполнять действие при каждом изменении записи, используйте триггер При обновлении записи. Чтобы выполнить действие только один раз, когда запись впервые достигает определённого состояния, используйте этот триггер.
Когда использовать
- Оповещать, когда заказ становится просроченным. Установите фильтр:
Срок выполненияраньше сегодняшней даты иСтатусне равенОтправлено. Автоматизация сработает один раз, когда заказ впервые начнёт соответствовать условиям. - Эскалировать обращение в поддержку, когда приоритет меняется на срочный. Фильтр:
ПриоритетравенСрочно. Триггер срабатывает только тогда, когда обращение впервые становится срочным, но не при последующих изменениях. - Уведомлять руководителя, когда сумма сделки превышает пороговое значение. Фильтр:
Сумма сделкибольше50000. Триггер срабатывает один раз при пересечении этого порога. - Помечать ставшие неполными записи. Фильтр:
Обязательное Полепусто. Триггер срабатывает, когда ранее заполненная запись теряет значение. - Запускать этапы адаптации, когда статус контакта меняется на «Активен». Фильтр:
СтатусравенАктивен. Выполняется только один раз для каждой активации.
Советы
- Необходимо определить как минимум одно условие фильтра. Без него триггеру нечего проверять.
- Триггер проверяет переход в момент сохранения записи. Он не срабатывает задним числом для записей, которые уже соответствовали условиям до создания Автоматизации.
- Записи, созданные после активации, также проверяются по фильтру. Если начальные значения соответствуют условиям, рабочий процесс может запуститься сразу.
- Сочетайте этот триггер с действием Отправить письмо или Обновить запись, чтобы создавать эффективные рабочие процессы изменения состояний без написания кода.
Связанные разделы
- При обновлении записи — срабатывает при любом изменении Поля, а не только при переходе
- При создании записи — срабатывает при добавлении новых записей
- Отправить письмо