Nous vous recommandons de créer les exemples d’automatisation directement dans le Chat IA. Décrivez simplement le flux de travail souhaité : l’IA se chargera de toute la configuration, y compris du déclencheur, des actions, du script et des paramètres.
Créer avec l’IA
Ouvrez le Chat IA dans la barre latérale droite de votre table et indiquez à l’IA ce que vous souhaitez. Par exemple, vous pouvez dire :
“Lorsque le champ Statut devient Approuvé, envoie un e-mail de notification au responsable. Déclenche le flux de travail uniquement lors des changements du Statut et ignore les modifications des autres champs”
L’IA créera automatiquement le flux de travail complet. Vous pourrez examiner le script généré, le tester avec des données réelles et activer le flux de travail lorsqu’il sera prêt.
Un flux de travail qui se déclenche trop souvent gaspille des exécutions, envoie des e-mails indésirables et génère du bruit. Voici comment rendre les déclencheurs plus précis.
Utiliser les champs surveillés
Lorsque vous utilisez Lorsqu’un enregistrement est mis à jour, sélectionnez toujours des champs précis plutôt que « Tous les champs ».
Problème : un flux de travail envoie une notification lorsque le champ Statut change. Si « Tous les champs » est sélectionné, il se déclenche également lorsqu’une personne modifie la Description ou ajoute un commentaire.
Solution : définissez uniquement Statut comme champ surveillé. Le flux de travail ignore désormais tous les autres changements.
Utiliser des filtres
Ajoutez un filtre à n’importe quel déclencheur d’enregistrement afin de limiter les enregistrements qui activent le flux de travail.
Problème : un flux de travail traite tous les nouveaux enregistrements, mais certains sont des entrées de test.
Solution : ajoutez un filtre : Type n’est pas Test. Seuls les véritables enregistrements déclenchent le flux de travail.
Combiner les deux
Pour un contrôle maximal, utilisez ensemble les champs surveillés et un filtre :
- Champs surveillés :
Statut
- Filtre :
Statut est Approuvé
Ainsi, le flux de travail ne se déclenche que lorsque le champ Statut change et que sa nouvelle valeur est « Approuvé ».
Utiliser « Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions » pour les changements d’état
Si vous souhaitez déclencher le flux de travail uniquement lors de la transition (par exemple, de « En attente » à « Approuvé »), utilisez plutôt le déclencheur Lorsqu’un enregistrement remplit les conditions. Il s’exécute une seule fois, au moment où l’enregistrement commence à remplir les conditions, et non après chaque modification ultérieure.
