Створення за допомогою ШІ
Відкрийте AI Chat на правій бічній панелі таблиці й опишіть бажаний результат. ШІ зробить усе: вибере правильний тригер, зіставить відповідні поля й автоматично налаштує всі дії. Достатньо один раз описати мету — і робочий процес готовий без ручного налаштування. Приклад: «Коли я отримую лист до служби підтримки, створи звернення та класифікуй його».Налаштування
Підключення поштової скриньки
Тригер підключається через IMAP, тому працює з будь-яким постачальником, який підтримує цей протокол: самостійно розміщені поштові сервери, корпоративна пошта, Yahoo, Zoho, а також Gmail і Outlook, щойно в обліковому записі увімкнено IMAP.
Для пароля натисніть Виберіть секрет і оберіть один із секретів, наданих цій автоматизації, або створіть новий через Додати секрет (типова назва змінної
IMAP_PASSWORD). Зберігайте там пароль застосунку чи код авторизації, а не пароль входу до скриньки: тригер зберігає лише посилання на секрет.
Які дані листа доступні наступним крокам
Після спрацювання тригера наступні дані листа доступні як змінні в кроках дій:
На будь-які з цих даних можна послатися, натиснувши + у полях дій.
Як налаштувати (приклад IMAP)
- Відкрийте автоматизацію й додайте новий тригер.
- Виберіть Коли отримано електронний лист.
- Виберіть IMAP як тип підключення.
- Введіть хост, порт та ім’я користувача IMAP-сервера, а потім виберіть або додайте секрет із паролем.
- (Необов’язково) Змініть Поштову скриньку, якщо потрібно відстежувати іншу папку, а не INBOX.
- Задайте Інтервал перевірки — як часто перевіряти нові листи. Коротший інтервал забезпечує швидшу реакцію, але частіші перевірки сервера.
- Натисніть Перевірити, щоб перевірити підключення. Teable спробує підключитися до поштової скриньки й повідомить про успіх або помилку.
- Збережіть і активуйте автоматизацію.
- Додайте кроки дій, використовуючи дані листа («Від», «Тема», «Текст» тощо) як змінні.
Коли використовувати
- Створення запису для кожного вхідного звернення до служби підтримки. Аналізуйте тему й текст, щоб автоматично заповнювати поля таблиці звернень.
- Видобування даних рахунку з листів за допомогою ШІ. Використовуйте дію «Генерування за допомогою ШІ», щоб прочитати текст листа або вкладення й отримати суми, дати та назви постачальників.
- Спрямування запитів клієнтів відповідній команді. На основі ключових слів у темі або тексті оновлюйте поле «Команда» чи надсилайте сповіщення певним користувачам.
- Архівування важливих листів як записів. Автоматично записуйте листи від певних відправників або з певними темами в таблицю Teable для зручного пошуку й відстеження.
- Обробка підтверджень замовлень. Після надходження листа з підтвердженням замовлення видобувайте його номер і подробиці, щоб оновити таблицю замовлень.
Усунення несправностей
- Не вдалося підключитися (IMAP): перевірте хост, порт, ім’я користувача й пароль. Переконайтеся, що постачальник електронної пошти дозволяє доступ через IMAP — деякі постачальники стандартно його вимикають.
- Gmail: помилка «Менш захищений застосунок»: Gmail не дозволяє входити за звичайним паролем. Натомість збережіть пароль застосунку як секрет. Інструкції наведено в розділі Налаштування Gmail IMAP.
- Листи не отримуються: перевірте інтервал перевірки. Також переконайтеся, що листи надходять до відстежуваної папки або мітки. Якщо вибрано неправильну поштову скриньку, листи в підпапках або відфільтрованих мітках можуть бути пропущені.
- Повторна обробка: тригер відстежує, які листи вже оброблено. Проте після деактивації та повторної активації автоматизації він може знову обробити нещодавні листи. За потреби позначте листи як прочитані у вхідних.
Поради
- Коротший інтервал перевірки забезпечує швидшу реакцію на листи, але не гарантує доставлення в реальному часі. Для справжньої обробки в реальному часі розгляньте підхід на основі вебхуків, якщо постачальник електронної пошти його підтримує.
- Використовуйте фільтри поштового клієнта, щоб спрямовувати потрібні листи до певної мітки або папки, і налаштуйте Teable на відстеження лише цієї мітки. Це зменшить інформаційний шум.
- Для поштових скриньок із великим обсягом листів збільште інтервал перевірки й використовуйте пакетну обробку, щоб не перевантажувати робочий процес.
- Тригер із раніше введеним паролем працює далі, а в полі пароля показано Пароль задано. Оберіть секрет, щоб замінити його. Наступна зміна цього пароля можлива лише через секрет.
Пов’язані матеріали
- Налаштування Gmail IMAP — докладні інструкції з підключення Gmail
- Дія «Генерування за допомогою ШІ» — корисна для видобування структурованих даних із вмісту листів
- Дія «Створити запис» — часто поєднується з поштовими тригерами для запису листів як записів
- Надсилання електронного листа
- Облікові дані та інтеграції — керування секретами та надання їх автоматизації