Створення за допомогою ШІ
Відкрийте AI Chat на правій бічній панелі таблиці й опишіть бажаний результат. ШІ зробить усе: вибере правильний тригер, зіставить відповідні поля й автоматично налаштує всі дії. Достатньо один раз описати мету — і робочий процес готовий без ручного налаштування. Приклад: «Коли я отримую лист до служби підтримки, створи звернення та класифікуй його».Налаштування
Докладно про типи підключення
IMAP
IMAP працює з будь-яким постачальником електронної пошти, який підтримує протокол IMAP, зокрема із самостійно розміщеними поштовими серверами, корпоративною поштою та такими постачальниками, як Yahoo або Zoho.Gmail (OAuth)
Підключається через процес OAuth Google. Пароль не потрібен — ви надаєте Teable дозвіл на доступ до облікового запису Gmail.Outlook (OAuth)
Підключається через процес OAuth Microsoft для поштових скриньок Outlook і Microsoft 365.Які дані листа доступні наступним крокам
Після спрацювання тригера наступні дані листа доступні як змінні в кроках дій:
На будь-які з цих даних можна послатися, натиснувши + у полях дій.
Як налаштувати (приклад IMAP)
- Відкрийте автоматизацію й додайте новий тригер.
- Виберіть Коли отримано електронний лист.
- Виберіть IMAP як тип підключення.
- Введіть дані IMAP-сервера: хост, порт, ім’я користувача й пароль.
- (Необов’язково) Змініть Поштову скриньку, якщо потрібно відстежувати іншу папку, а не INBOX.
- Задайте Інтервал перевірки — як часто перевіряти нові листи. Коротший інтервал забезпечує швидшу реакцію, але частіші перевірки сервера.
- Натисніть Перевірити, щоб перевірити підключення. Teable спробує підключитися до поштової скриньки й повідомить про успіх або помилку.
- Збережіть і активуйте автоматизацію.
- Додайте кроки дій, використовуючи дані листа («Від», «Тема», «Текст» тощо) як змінні.
Коли використовувати
- Створення запису для кожного вхідного звернення до служби підтримки. Аналізуйте тему й текст, щоб автоматично заповнювати поля таблиці звернень.
- Видобування даних рахунку з листів за допомогою ШІ. Використовуйте дію «Генерування за допомогою ШІ», щоб прочитати текст листа або вкладення й отримати суми, дати та назви постачальників.
- Спрямування запитів клієнтів відповідній команді. На основі ключових слів у темі або тексті оновлюйте поле «Команда» чи надсилайте сповіщення певним користувачам.
- Архівування важливих листів як записів. Автоматично записуйте листи від певних відправників або з певними темами в таблицю Teable для зручного пошуку й відстеження.
- Обробка підтверджень замовлень. Після надходження листа з підтвердженням замовлення видобувайте його номер і подробиці, щоб оновити таблицю замовлень.
Усунення несправностей
- Не вдалося підключитися (IMAP): перевірте хост, порт, ім’я користувача й пароль. Переконайтеся, що постачальник електронної пошти дозволяє доступ через IMAP — деякі постачальники стандартно його вимикають.
- Gmail: помилка «Менш захищений застосунок»: Gmail не дозволяє входити за звичайним паролем. Натомість використовуйте пароль застосунку. Інструкції наведено в розділі Налаштування Gmail IMAP.
- Листи не отримуються: перевірте інтервал перевірки. Також переконайтеся, що листи надходять до відстежуваної папки або мітки. Якщо вибрано неправильну поштову скриньку, листи в підпапках або відфільтрованих мітках можуть бути пропущені.
- Повторна обробка: тригер відстежує, які листи вже оброблено. Проте після деактивації та повторної активації автоматизації він може знову обробити нещодавні листи. За потреби позначте листи як прочитані у вхідних.
- Строк дії токена OAuth завершився: для Gmail або Outlook повторно авторизуйте підключення, якщо строк дії токена OAuth завершився. Зазвичай це відбувається через кілька місяців або після відкликання дозволів застосунку.
Поради
- Коротший інтервал перевірки забезпечує швидшу реакцію на листи, але не гарантує доставлення в реальному часі. Для справжньої обробки в реальному часі розгляньте підхід на основі вебхуків, якщо постачальник електронної пошти його підтримує.
- Використовуйте фільтри поштового клієнта, щоб спрямовувати потрібні листи до певної мітки або папки, і налаштуйте Teable на відстеження лише цієї мітки. Це зменшить інформаційний шум.
- Для поштових скриньок із великим обсягом листів збільште інтервал перевірки й використовуйте пакетну обробку, щоб не перевантажувати робочий процес.
Пов’язані матеріали
- Налаштування Gmail IMAP — докладні інструкції з підключення Gmail
- Дія «Генерування за допомогою ШІ» — корисна для видобування структурованих даних із вмісту листів
- Дія «Створити запис» — часто поєднується з поштовими тригерами для запису листів як записів
- Надсилання електронного листа