Создание с помощью ИИ
Откройте ИИ-чат на правой боковой панели Таблицы и опишите, что вам нужно. ИИ сделает всё необходимое: выберет подходящий триггер, сопоставит нужные Поля и автоматически настроит все действия. Достаточно один раз описать цель — и рабочий процесс будет готов без ручной настройки. Пример: “Когда я получаю письмо в службу поддержки, создай обращение и классифицируй его.”Конфигурация
Подключение почтового ящика
Триггер подключается по IMAP и работает с любым провайдером, который поддерживает этот протокол: собственные почтовые серверы, корпоративная почта, Yahoo, Zoho, а также Gmail и Outlook, если в аккаунте включён IMAP.
Для пароля нажмите Выберите секрет и возьмите один из секретов, выданных этой автоматизации, либо создайте новый через Добавить секрет (имя переменной по умолчанию
IMAP_PASSWORD). Храните там пароль приложения или код авторизации, а не пароль от почтового ящика: триггер сохраняет только ссылку на секрет.
Какие данные письма доступны следующим шагам
При срабатывании триггера следующие данные из письма становятся доступны в виде переменных на шагах действий:
Чтобы сослаться на любое из этих значений, нажмите + в Полях действия.
Настройка на примере IMAP
- Откройте Автоматизацию и добавьте новый триггер.
- Выберите При получении письма.
- В качестве типа подключения выберите IMAP.
- Введите хост, порт и имя пользователя IMAP-сервера, затем выберите или добавьте секрет с паролем.
- При необходимости измените Почтовый ящик, если хотите отслеживать другую папку вместо INBOX.
- Задайте Интервал опроса — частоту проверки новых писем. Чем короче интервал, тем быстрее реакция, но тем чаще выполняются обращения к серверу.
- Нажмите Тест, чтобы проверить подключение. Teable попытается подключиться к почтовому ящику и сообщит об успехе или ошибке.
- Сохраните и активируйте Автоматизацию.
- Добавьте шаги действий, используя данные письма («От кого», «Тема», «Текст письма» и т. д.) в качестве переменных.
Когда использовать
- Создавать запись для каждого входящего обращения в службу поддержки. Анализируйте тему и текст письма, чтобы автоматически заполнять Поля в Таблице обращений поддержки.
- Извлекать данные счетов из писем с помощью ИИ. Используйте действие «Генерация с помощью ИИ», чтобы прочитать текст письма или вложение и извлечь суммы, даты и названия поставщиков.
- Направлять запросы клиентов нужной команде. В зависимости от ключевых слов в теме или тексте обновляйте Поле «Команда» или отправляйте уведомления определённым людям.
- Архивировать важные письма в виде записей. Автоматически сохраняйте письма от определённых отправителей или с определёнными темами в Таблице Teable для удобного поиска и отслеживания.
- Обрабатывать подтверждения заказов. При поступлении письма с подтверждением заказа извлекайте его номер и сведения, чтобы обновить Таблицу заказов.
Устранение неполадок
- Не удалось подключиться (IMAP): ещё раз проверьте хост, порт, имя пользователя и пароль. Убедитесь, что почтовый провайдер разрешает доступ по IMAP: некоторые провайдеры по умолчанию отключают его.
- Gmail: ошибка «Небезопасное приложение»: Gmail не разрешает вход с обычным паролем. Вместо него сохраните пароль приложения в секрете. Инструкции см. в разделе Настройка IMAP для Gmail.
- Письма не обрабатываются: проверьте интервал опроса. Также убедитесь, что письма поступают в отслеживаемую папку или под отслеживаемый ярлык. Если выбран неверный почтовый ящик, письма во вложенных папках или с отфильтрованными ярлыками могут быть пропущены.
- Повторная обработка: триггер отслеживает, какие письма уже обработаны. Однако после деактивации и повторной активации Автоматизации он может заново обработать недавние письма. При необходимости отметьте письма во входящих как прочитанные.
Советы
- Более короткий интервал опроса ускоряет реакцию на письма, но не гарантирует обработку в реальном времени. Если почтовый провайдер поддерживает вебхуки, используйте их для обработки в реальном времени.
- Настройте фильтры в почтовом клиенте, чтобы направлять нужные письма под определённый ярлык или в определённую папку, а затем отслеживайте в Teable только их. Это уменьшит лишний шум.
- Для почтовых ящиков с большим объёмом писем увеличьте интервал опроса и обрабатывайте письма пакетами, чтобы не перегружать рабочий процесс.
- Триггер с ранее введённым паролем продолжает работать, а в поле пароля отображается Пароль задан. Выберите секрет, чтобы заменить его. При следующей смене этого пароля доступен только секрет.
Связанные разделы
- Настройка IMAP для Gmail — подробные инструкции по подключению Gmail
- Действие «Генерация с помощью ИИ» — полезно для извлечения структурированных данных из содержимого писем
- Действие «Создать запись» — часто используется вместе с почтовыми триггерами для сохранения писем в виде записей
- Отправить письмо
- Учётные данные и интеграции — управление секретами и выдача их автоматизации